VICENT, PART JULIO

La función sumario de Writer permite crear un índice o tabla de contenidos automática a partir de los títulos existentes en el documento. Antes de empezar, debemos asegurarnos de que los títulos están formateados consistentemente. Por ejemplo, se puede usar el estilo Título 1 para títulos de capítulo y los estilos Título 2 y Título 3 para subtítulos en el capítulo.

Crear un índice rápido es sencillo:

Crear cabeceras y pies de página

Una cabecera es un área que aparece en la parte superior de la página, por encima del margen. Un pie de página aparece en la parte inferior, debajo del margen. La información que se inserta en una cabecera o en un pie, como el número de página, se muestra en cada página del documento que tenga el mismo estilo de página.

Se pueden aplicar diferentes formatos a los párrafos usando las opciones de la Barra de herramientas Formato y usando el panel Párrafo del panel principal Propiedades de la barra lateral. A pesar de ello, no todas las opciones son visibles en la instalación estándar, pero siempre podremos personalizar la barra para incluir aquellos que empleemos frecuentemente. Las opciones de formato incluyen:

• Aplicar estilo
• Activar/desactivar listas con viñetas (con una paleta de estilos de viñetas)
• Activar/desactivar listas con numeración (con una paleta de estilos de numeración)
• Alinear a la izquierda, Centrar horizontalmente, Alinear a la derecha o Justificar
• Alinear arriba, Centrar verticalmente, Alinear abajo.
• Interlineado (seleccionar 1; 1,15; 1,5; 2 o valor personalizado)
• Aumentar espacio entre párrafos, Disminuir espacio entre párrafos
• Aumentar sangría, Disminuir sangría
• Párrafo (para abrir el diálogo Párrafo)

Cambiar vistas de documento

Writer tiene varios modos de ver un documento: Normal y Web. Para cambiar la vista, vamos al menú Ver y seleccionamos la vista requerida.

También podemos elegir una vista de Pantalla completa para eliminar las posibles distracciones de las ventanas de la aplicación y ganar un poco de espacio. Presionando la tecla Esc, salimos de esta vista y volvemos a la vista Normal o Web.

Hay que tener en cuenta algunas diferencias entre las diferentes vistas. Así:

• La vista Normal es la vista por defecto en Writer. En esta vista se puede usar el control deslizante de Escala y los iconos de Diseño de la vista en la barra de estado para cambiar la ampliación.
• En la vista Web solamente se puede usar el control deslizante, los botones de Diseño de vista en la barra de estado están desactivados y no están disponibles la mayoría de las opciones del diálogo Diseño de vista y escala.
• En la vista Pantalla completa, el documento se muestra utilizando la ampliación y diseño previamente seleccionados.

En la vista Normal, también se pueden ocultar y mostrar las cabeceras y pies y el hueco entre páginas. Para ello seleccionamos Ver > Ocultar espacios en blanco en la barra de menú. Aparecerá una marca al lado de la opción. Una vez que la opción está activada, los espacios también estarán ocultos en la vista Pantalla completa.

En resumen, trabajaremos habitualmente con la vista Normal.

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Crear y guardar documentos

Por defecto, LibreOffice abre y guarda los documentos en el formato de archivos OpenDocument (ODF), un formato de archivos utilizado por muchas aplicaciones de software. Los documentos de Writer, concretamente, tienen la extensión .ODT.

Aunque esta es la recomendación general, es posible que se necesite intercambiar documentos con usuarios de Microsoft Word que no puedan o no quieran recibir archivos ODT. En este sentido, se pueden crear y editar documentos ODT y después guardarlos como archivos DOC o DOCX. Para ello:

• Primero guardamos el documento en el formato utilizado por LibreOffice Writer (ODT). Si no lo hacemos, cualquier cambio que se haya hecho desde la última vez que se guardó el documento aparecerá solo en la versión de Microsoft Word del documento.
• A continuación, abrimos el menú Archivo > Guardar como… y en la lista desplegable que aparece en la nueva ventana, seleccionamos el formato de Word que necesitamos. No se pueden guardar los archivos en formato de las versiones 6.0/95 de Word.

Otra opción interesante y muy utilizada es guardar el documento en formato PDF. Podemos seguir el mismo procedimiento expuesto o, mucho más rápido, clicar directament en el botón que tienes esta funcionalidad y que encontraremos en la Barra de herramientas estándard.

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Usar las herramientas lingüísticas

Writer proporciona algunas herramientas que hacen el trabajo más fácil si se trabaja con varios idiomas en un mismo documento o si se escriben documentos en varios idiomas.

Se puede establecer el idioma del documento completo, de párrafos individuales o incluso de palabras o caracteres individuales seleccionando Herramientas > Idioma desde la barra de menú.

Otra forma de cambiar el idioma de todo el documento completo es utilizar Herramientas > Opciones > Configuración de idioma > Idiomas. En la sección Idiomas predeterminados para los documentos se puede seleccionar un idioma para todo el texto que no esté marcado explícitamente con un lenguaje diferente.

La principal ventaja de cambiar el idioma en una selección de texto es que se puede usar el diccionario adecuado para comprobar la ortografía, aplicar la versión adecuada de sinónimos, gramática, reglas de separación silábica y la tabla de reemplazo de Autocorregir.

La comprobación de ortografía funciona solo para aquellos idiomas en la lista que tienen al lado el símbolo

Si no vemos el símbolo al lado de su idioma preferido, podemos instalar el diccionario adicional mediante Herramientas > Idioma > Más diccionarios en línea de la barra de menús. El idioma que se está usando para la comprobación ortográfica se muestra también en la Barra de estado.

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Cortar, copiar y pegar texto

Cortar y pegar texto en Writer es similar a hacerlo en otras aplicaciones. Se puede usar el ratón o el teclado para estas operaciones. Se puede copiar o mover texto dentro del documento o entre distintos documentos arrastrando o utilizando opciones de menú, botones de barras de herramientas o atajos de teclado. También se puede copiar texto de otras fuentes, como páginas web, y pegarlo en un documento de Writer.

Para mover (arrastrar y soltar) texto seleccionado utilizando el ratón, lo arrastramos a la nueva localización y soltamos. Para copiar el texto mantenemos presionada la tecla Ctrl mientras arrastramos. El texto mantiene el formato que tenía antes de ser arrastrado.

Para mover (cortar y pegar) texto seleccionado usamos Ctrl+X para cortar el texto, colocamos el puntero en el punto de pegado y utilizamos Ctrl+V para pegar.

Si no nos gusta el resultado hacemos clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas Estándar o presionamos Ctrl+Z.

Para hacer que el texto herede el estilo de párrafo que corresponde al del punto de inserción:

• Seleccionamos Editar > Pegado especial, o
• Hacemos clic en la flecha del botón combinado Pegar de la barra de herramientas Estándar, o
• Hacemos clic en el botón Pegar de la barra de herramientas Estándar sin soltar el botón izquierdo del ratón.

Entonces seleccionamos Texto sin formato en el menú resultante.

Hay que tener en cuenta que el número de opciones del menú Pegado especial varía en función del origen y formato del texto (u otro objeto) que se va a pegar.

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Seleccionar elementos no consecutivos

Para seleccionar elementos no consecutivos utilizando el ratón, repetiremos tantas veces como sea necesario:

1. Seleccionamos la primera pieza del texto.
2. Mantenemos pulsada la tecla Ctrl mientras utilizamos el ratón para seleccionar la siguiente pieza de texto.

Ahora podemos trabajar con el texto seleccionado (copiarlo, pegarlo, cambiar el estilo o lo que sea).

Para seleccionar elementos no consecutivos utilizando el teclado, repetiremos tantas veces como sea necesario:

1. Seleccionamos la primera pieza del texto.
2. Presionamos Mayúscula+F8. Esto pone Writer en el modo Selección de añadido.
3. Usamos las teclas de flechas para mover el cursor hasta el inicio de la siguiente pieza de texto a seleccionar. Mantenemos presionada la tecla Mayúscula y seleccionamos el texto.

Ahora podemos trabajar con el texto seleccionado. Presionamos Esc para salir de este modo.

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Buscar y reemplazar texto y formato

Writer tiene dos formas de buscar texto en un documento: la barra de herramientas Buscar y el diálogo Buscar y reemplazar. En el diálogo se puede:

• Buscar y reemplazar palabras y frases
• Utilizar comodines y expresiones regulares para afinar la búsqueda
• Buscar y reemplazar atributos específicos o formato
• Buscar y reemplazar estilos de párrafo

Si la barra de herramientas Buscar no está visible, se puede mostrar seleccionando Ver > Barras de herramientas > Buscar en la barra de menú o presionando Ctrl+B. La barra de herramientas Buscar se muestra anclada en la parte inferior de la ventana de LibreOffice (justo encima de la barra de estado), pero se puede hacer flotante o anclar en otra posición.

Para usar la barra de herramientas Buscar, hacemos clic en el cuadro de texto y escribimos el texto a buscar. Pulsamos la tecla Intro para buscar la siguiente ocurrencia del término desde la posición actual. Haga clic en los botones Buscar el anterior o Buscar el siguiente según se necesite.

Para mostrar el diálogo Buscar y reemplazar use el atajo de teclado Ctrl+Alt+B o seleccione Editar > Buscar y reemplazar en la barra de menú. Si la barra de herramientas Buscar está abierta, hacemos clic en el botón Buscar y reemplazar ( ) en dicha barra.

Para usar el diálogo Buscar y reemplazar:

1. Escribimos el texto a buscar en el cuadro de texto Buscar.
2. Para reemplazar el texto con un texto diferente, escribimos el texto nuevo en el cuadro Reemplazar.
3. Se pueden seleccionar varias opciones como Distinguir mayúsculas y minúsculas o Solo palabras completas.Otras opciones incluye buscar solo en el texto seleccionado, buscar hacia atrás desde el cursor, buscar palabras similares y buscar en los comentarios.
4. Cuando hayamos configurado la búsqueda hacemos clic en botón Buscar siguiente. Para reemplazar hacemos clic en Reemplazar.

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Insertar guiones, espacios de no separación y guiones de separación silábica

Para evitar que dos palabras se separen al final de una línea, presionamos Ctrl+May cuando escribimos el espacio entre las dos palabras. Se insertará un espacio de no separación.

En caso de que no se desee que un guion aparezca al final de una línea, por ejemplo en un número como 123-4567, presionamos Ctrl+May+signo menos para insertar un guion de no separación.

Para escribir guiones ene y eme, podemos usar la opción Reemplazar guiones en la pestaña Opciones en Herramientas > Corrección automática > Opciones de corrección automática… Esta opción reemplazará el guion que se escriba, bajo ciertas condiciones, con el guion tipográfico correspondiente. A tener en cuenta que:

• Es un guion ene, es decir, un guion con la anchura de la letra “n” en la fuente que se está utilizando. Escribimos al menos un carácter, un espacio, uno o dos guiones, otro espacio y al menos una letra más. El guion o los dos guiones son reemplazados por un guion ene.
• Es un guion eme, es decir, un guion con la anchura de la letra “m” en la fuente que se está usando. Escribimos al menos un carácter, dos guiones y al menos otro carácter más. Los dos guiones se reemplazarán por un guion eme. Como excepción, si los caracteres son número, como en una fecha o rango de tiempo, los dos guiones se reemplazan por un guion ene.

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Comprobar ortografía y gramática

• Revisión ortográfica automática:

Esta herramienta, que se activa desde el menú Herramientas > Revisión ortográfica automática, comprueba cada palabra a medida que se va escribiendo y muestra una línea ondulada roja debajo de las palabras no reconocidas. Si se hace clic derecho sobre una palabra no reconocida se abre un menú contextual. Se puede hacer clic en una de las palabras sugeridas para reemplazar la palabra subrayada con la seleccionada. Si la lista no contiene la palabra deseada, haga clic en Ortografía… para abrir un diálogo y corregir la palabra o añadirla al diccionario. Cuando se corrige o añade la palabra, la línea desaparece.

• Revisión ortográfica manual:

Para realizar una comprobación combinada de ortografía y gramática en el documento (o una selección de texto) hacemos clic en el botón Revisar ortografía en la barra de herramientas Estándar o seleccionamos Herramientas > Ortografía… Se comprueba el documento o la selección y abre el diálogo Ortografía… si se encuentra alguna palabra no reconocida. Para poder utilizar esta función, deben estar instalados los diccionarios apropiados. De forma predetermina se instalan cuatro diccionarios: ortográfico, gramatical, separación silábica y de sinónimos.

• Usar sinónimos y el diccionario de sinónimos:

Para acceder a una lista corta de sinónimos hacemos clic con el botón derecho en una palabra y seleccione Sinónimos en el menú contextual. Aparece un menú contextual con palabras y frases alternativas. Hacemos clic en una palabra o frase y esta reemplazará lo seleccionado en el documento.

• Usar Corrección automática:

La función de Corrección automática de Writer tiene una lista de errores ortográficos y de escritura comunes que corrige automáticamente. Por ejemplo “qeu” es reemplazado por “que”. La corrección automática se activa por defecto cuando se instala Writer. Se pueden deshabilitar algunas de sus características, modificar otras o desactivarlo completamente.

Seleccionamos Herramientas > Corrección automática > Opciones de corrección automática… para abrir el diálogo Corrección automática. En la pestaña Reemplazar se pueden definir qué cadenas se corrigen y cómo. En la mayoría de los casos las opciones predeterminadas son las adecuadas.

• Autocompletado de palabras:

Si está activada la función de Compleción de palabras, Writer intentará adivinar qué palabra se está escribiendo y se ofrecerá a completar la palabra. Para aceptar la sugerencia, presionamos Intro. En otro caso ignoramos la sugerencia y continúe escribiendo.

Para desactivar la Compleción de palabras seleccionamos Herramientas > Corrección automática > Opciones de corrección automática… > Compleción de palabras y deseleccionamos la casilla Activar la compleción de palabras.

El espacio de trabajo principal de Writer es muy similar a la mayoría de procesadores de texto y se muestra en la siguiente imagen, destacando:

• Barra de menú
• Barra de herramientas estándard
• Barra de herramientas formato
• Barra de estado

No vamos a describir cada una de las opciones o funciones ya que se trata de una iniciación al entorno de trabajo de las herramientas de LibreOffice. Lo más importante en estos momentos es conocer dicho entorno y familiarizarse con las diferentes barras de herramientas con lo cual podremos acceder fácilmente a sus opciones.

Por otro lado, si movemos el ratón y lo dejamos por un instante encima de uno de los múltiples iconos, nos aparecerá una breve descripción de su funcionalidad. De manera general, utilizando las Barras de herramientas estándard y de formato sería más que suficiente para crear y editar la mayoría de documentos de texto e incluso hasta llegar a una edición avanzada.

Opciones básicas de texto como las negritas, cursivas, subrallados, alineado, tabulaciones, viñetas y numeraciones, tipo de letra, tamaño y estilos son de uso habitual y se ven con claridad en la Barra de herramientas formato.

En la Barra de herramientas estándard encontraremos las funciones básicas de crear nuevo documento, abrir, guardar, imprimir, pasar a PDF, correción ortográfica, tablas, etc.

Evidentemente, todas las opciones son accesibles desde la Barra de menú pero las barras anteriormente comentadas nos facilitan el acceso de una manera más visual y presentando aquellas que son de uso más frecuente.

Además de las 4 barras principales y señaladas en la imagen, en la parte derecha aparece una barra más ancha que llamamos Barra lateral. Aunque de forma predeterminada aparece abierta, desde el menú Ver y seleccionando la opción correspondiente se podría ocultar. También desde un pequeño botón que aparece en la misma barra.

Señalar que, en relación a la Corrección automática, en algunos casos puede que algunos de los elementos de esta función resulten molestos porque cambian lo que se escribe cuando no se quería cambiar. Evidentemente y de manera general, cabe decir que se trata de funciones muy útiles pero si el caso anterior se diese, se podría subsanar seleccionando o no las las opciones pertinentes.

Para abrir el diálogo Corrección automática, debemos de seguir la ruta del menú Herramientas > Corrección automática > Opciones de corrección automática… si está usando Writer, o siguiendo la ruta Herramientas > Opciones de corrección automática… si estamos usando otro componente de LibreOffice.

Es necesario tener un documento abierto para que aparezca este menú que nos permitirá elegir aquello que nos resulte más conveniente.

Para empezar y por poner un ejemplo, debemos tener en cuenta que LibreOffice puede utilizar el nombre o las iniciales guardados en el formulario, incluyendo las propiedades del documento (información como “creado por” y “editado por última vez por”), el nombre del autor de los comentarios y cambios, y la dirección del remitente en las listas de correos, por lo que sería muy recomendable asegurarse de que aquí aparece la información correcta.

Lo haremos completando el formulario que aparece en la imagen anterior, agregando o borrando cualquier información. Si en algún momento no queremos que nuestros datos de usuario sean parte de las propiedades del documento, quitaríamos la marca de la casilla Utilizar datos para las propiedades del documento en la parte inferior.

En general, LibreOffice se inicia de la misma forma que cualquier otro programa.

En Windows o Linux, aparece una entrada de menú para LibreOffice y otra para cada uno de sus componentes. En los equipos con Mac OS X, en el menú de aplicaciones solo se añade una entrada para LibreOffice.

Al hacer clic sobre la entrada de menú de LibreOffice, icono del escritorio o mosaico, se abre el Centro de inicio de LibreOffice y se puede elegir individualmente el componente en cuestión.

También se puede iniciar LibreOffice haciendo doble clic sobre el nombre de un documento ODF en el escritorio o en un explorador de archivos.. El componente apropiado de LibreOffice se iniciará y se cargará el documento.

En relación a los archivos propios de Microsoft Office, si esta suite propietaria no estuviese instalada o en el caso de tenerla instalada en el equipo, sus formatos de archivo estuviesen asociados a LibreOffice, se abrirían en ambos casos en la suite LibreOffice. Por ejemplo:

• Archivos de Word (*.doc o *.docx) se abren en Writer
• Archivos de Excel (*.xls o *.xlsx) se abren en Calc
• Archivos de PowerPoint (*.ppt o *.pptx) se abren en Impress

La ventana principal es muy similar en todos los componentes de LibreOffice aunque con las diferencias y opciones propias de cada uno de ellos. Las características comunes incluyen la Barra de menú y las Barras de herramientas Estándar y Formato en la parte superior de la ventana y la Barra de estado en la parte inferior.

 

La Barra de Menú está localizada en la parte superior y debajo de la barra de Título. Eligiendo cada uno de los menús, aparecerá un submenú con la lista de opciones. Por ejemplo, en el procesador de textos Writer tenemos:

• Archivo: con opcones que se aplican a todo el documento, como por ejemplo Abrir, Guardar y Exportar como PDF.
• Editar: para la edición de documentos, como por ejemplo Deshacer, Buscar y reemplazar, Cortar, Copiar y Pegar.
• Ver: para controlar la forma en que se muestra el documento, como Escala y vista Web.
• Insertar: para insertar elementos dentro del documento, como por ejemplo Cabecera y pie de página e Imagen.
• Formato: para dar formato a la apariencia del documento.
• Estilos: para aplicar rápidamente estilos comunes, para editar, cargar y crear nuevos estilos y para acceder a la sección Estilos y formato de la Barra lateral.
• Tabla: para insertar y editar una tabla en un documento de texto.
• Herramientas: por ejemplo, para funciones de Ortografía y gramática, Personalizar y otras Opciones.
• Ventana: para la ventana de presentación.
• Ayuda: para acceder al archivo de Ayuda, ¿Qué es esto?, e información acerca del programa.

LibreOffice posee dos tipos de Barras de herramientas: acopladas (fijas en un lugar) y flotantes. Las barras de herramientas acopladas se pueden mover a diferentes posiciones o hacer que floten y, a su vez, las barras de herramientas flotantes pueden ser acopladas.

 

La barra de herramientas acoplada superior, justo debajo de la Barra de menú, se denomina barra de herramientas Estándar y es la misma para todas las aplicaciones de LibreOffice.

La segunda barra de herramientas de la parte superior (esta es la posición por defecto) es la barra de herramientas de Formato. Es una barra contextual que muestra las herramientas relevantes según la posición actual del cursor o del objeto seleccionado. Por ejemplo, cuando el cursor está sobre un gráfico, la barra de Formato proporciona herramientas para el formato de gráficos; cuando el cursor está sobre el texto, las herramientas sirven para dar formato de texto.

En definitiva, son muchas las opciones que nos ofrece y podemos personalizar su uso a nuestra conveniencia y gusto. Todo ello sin dejar de olvidar el menú contextual, accediendo haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre un párrafo, imagen u otro objeto.

La Barra de estado está ubicada en la parte inferior del área de trabajo. Proporciona información acerca del documento y facilita la realización de cambios en algunas características. Es similar en Writer, Calc, Impress y Draw, aunque cada componente incluye elementos específicos.

 

La Barra lateral es otra de las posibles opciones y se localiza en el lado derecho de la vista de edición en Writer, Calc, Impress, y Draw. Contiene uno o más paneles basados en el contexto del documento actual. Los paneles se organizan en páginas. Todos los componentes contienen las páginas Propiedades, Estilos y formato, Galería y Navegador. Algunos componentes tienen páginas adicionales, como Patrones, Animación personalizada y Transición de diapositiva en Impress; Gestionar cambios en Writer y Funciones en Calc.

Con estas indicaciones básicas que afectan a todos los componentes de LibreOffice, estaríamos preparados para crear un nuevo documento, seleccionando el componente adecuado desde el Centro de control (ver imagen superior) o como es habitual en la mayoría de programas, desde el menú Archivo > Nuevo o si tenemos el programa en cuestión abierto, directamente en Nuevo documento.