GESTIÓN DEL SITIO – Portaledu

Roles disponibles en Portaledu (Permisos)

13 de julio de 2026

La persona con rol direcció, como responsable del sitio web del centro, es quien debe asignar los diferentes roles a los usuarios miembros del mismo, en función del papel que deban desempeñar en el portal. Este rol, permite además el acceso a toda la edición de la web, ajustes, menús, contenidos, etc.

En esta entrada os recordamos como podéis organizar la confección y publicación en la web del centro. Se trata de utilizar los diferentes roles disponibles en nuestro sitio web para organizar el trabajo de confección y publicación de contenidos.

Simplificando, podemos utilizar los roles siguientes:

Suscriptor: Es el rol más básico que existe en Portaledu. Permite el acceso al escritorio de WordPress aunque no puede hacer prácticamente nada más. No puede editar ni hacer nada en la página web. Este rol se aplica por defecto a los usuarios que se incorporan mediante el sincronizador desde Itaca.

Contenido: Asignaremos este rol a cualquier usuario que tenga que crear contenido y gestionar la biblioteca de medios (subir, ver, borrar ficheros). Este rol no permite la publicación de contenido.

Publicación: Asignaremos este rol a los usuarios que crearán y publicarán contenidos y páginas. También podrá gestionar la biblioteca de medios.

Publicación avanzada: Asignaremos este rol a los usuarios que, además de las funciones propias del rol Publicación, necesiten capacidad total supervisión, es decir, de edición sobre los contenidos y páginas creados por otros autores. Es un perfil idóneo para jefes de departamento, coordinadores o personas delegadas para centralizar, corregir y maquetar de forma global el contenido de la web del centro.

Mantenimiento: Tiene el control y la gestión total de contenidos, así como sobre todas las opciones del sitio web, excepto la gestión de usuarios (no puede dar de alta usuarios ni asignar roles).

Dirección: Control total sobre todas las opciones, contenidos y usuarios del sitio web.

Nombre y descripción del sitio web

16 de junio de 202630 de marzo de 2026

Los roles con capacidad para gestionar el sitio web, habitualmente direcció y manteniment, pueden modificar el Nombre del sitio (título) y su descripción (lema).

Esta configuración se realiza desde el Escritorio –> Ajustes –> General

Desde esa sección, se pueden modificar esos valores, entre otros. Además, es posible modificar los valores para cada idioma. Para ello, es necesario aplicar el filtro de idioma, y seleccionar así el idioma que estamos modificando.

*Pulsamos sobre el filtro y seleccionamos idioma*

Es importante rellenar correctamente estos valores en ambos idiomas, ya que nos ayudan a que el sitio esté bien identificado y posicionado en los buscadores de Internet.

Altas y bajas de usuarios. Sincronizador desde Itaca

16 de junio de 202614 de mayo de 2025

La persona con rol dirección, como responsable del sitio web del centro, es quien tiene que dar de alta los usuarios y asignarles roles, en función del papel que deban desempeñar en el portal. También puede eliminar usuarios que ya no pertenezcan en el centro; la eliminación se puede llevar a cabo uno por uno, o seleccionando varios usuarios y aplicando después la acción masiva de «suprimir».

Solo para usuarios con rol dirección

Desde el escritorio de administración del sitio se puede ejecutar la sincronización de los usuarios del centro.

Para ello hay que navegar al menú:
Usuarios > Sincronización

Sincronización manual (Alta de usuarios) (RECOMENDADA!)

Seguramente no todo el personal de un centro va a tener tareas de edición en Portaledu. Se puede sincronizar manualmente uno o varios usuarios seleccionando las casillas de cada fila. A continuación habría que desplegar «Acciones masivas» y seleccionar «Sincronizar selección».

Eliminación manual de usuarios

Desde el Escritorio –> Usuarios –> Todos los usuarios

Cuando una persona ya no pertenece en el centro o no desarrolla ninguna función en Portaledu, la persona con rol de dirección puede eliminarla del sitio web. Esta acción se puede realizar de manera individual (uno por uno) o de forma masiva.

Hay que tener en cuenta que la eliminación del usuario solo afecta al sitio web desde el cual se hace la operación. El usuario no se elimina de Portaledu, sino que deja de estar adscrito a ese sitio concreto.

En caso de que el usuario eliminado haya creado contenido en el sitio web, la autoría se conservará, puesto que el usuario continuará existiendo dentro de Portaledu.

*Eliminación uno por uno. Confirmación.*

También es posible seleccionar varios usuarios y eliminarlos todos a la vez (eliminación masiva)

Nos pedirá confirmación, igual que si lo hacemos uno por uno.

Sincronización Completa

Este tipo de sincronización añadirá y quitará usuarios al sitio web, en función de los datos de personal adscrito al centro en Itaca.

Solo recomendamos esta opción si, por algún motivo, consideráis que todo el profesorado debe tener un papel en Portaledu, lo cual no es habitual.

Para iniciar una nueva sincronización de todo el centro hay que pulsar sobre el botón «Sincronización profesorado». Esta acción recuperará todos los profesores de Itaca y les asignará el rol que les corresponda según la configuración establecida por el administrador de la red.

En caso de que haya usuarios no sincronizados o cambios entre Itaca y WordPress, las filas afectadas aparecerán con fondo rojo.

La sincronización de usuarios (completa) eliminará del lugar a todo el personal que no pertenezca ya en el centro (según consto en Itaca).

Asignación de permisos

La dirección del centro podrá otorgar o remover roles a los miembros del sitio. Todo esto puede hacerse desde la sección de Usuarios –> Todos los usuarios

Información relacionada:

Roles disponibles en Portaledu (Permisos)

La cuota de almacenamiento en Portaledu

8 de julio de 20262 de septiembre de 2024

La cuota de almacenamiento en Portaledu es de 2GB, la cual, es habitualmente suficiente para la funcionalidad web con imágenes, documentos PDF optimizados e incluso videos de menos de 30MB.

RESUMEN DE RECOMENDACIONES:

Vídeos: Utiliza el SharePoint DOCUMENTAR, sobre todo si son vídeos grandes
Imágenes: Utiliza la mediateca de Portaledu, ya que las imágenes se comprimen y optimizan para publicación web cuando las subes a Portaledu.
Borra: Cada curso escolar, elimina de Portaledu todas las imágenes, vídeos y documentos que no estén en vigor.

Cuestiones a tener en cuenta

Optimiza las imágenes y documentos. Portaledu no es un Drive en la nube, puesto que no tiene una biblioteca de documentos privada. Por ello, todas las imágenes y documentos alojados en el sitio deberían ser ficheros optimizados para la publicación en web y se deberían subir al sitio solo en caso de que tengan que ser públicos. En el caso de las imágenes, Portaledu ha incorporado un compresor de imágenes optimizado para web, que se aplica en el momento de subirlas. En el caso de PDF u otros documentos deberéis aseguraros vosotros mismos de que estén optimizados para publicación web.

Realiza una limpieza periódica de las imágenes y documentos que ya no estén en vigor. Cómo mínimo, en cada curso, se deberían eliminar los contenidos multimedia no vigentes del curso anterior, en especial todos los ficheros que contengan imágenes de alumnos, donde estos puedan ser identificados. Esta limpieza se debe realizar, no solo por eficiencia en el uso de nuestros recursos, sino también por protección de datos. Solo debería ocupar espacio de almacenamiento el contenido vigente publicado.

Utiliza Sharepoint. La ID de vuestro centro dispone diferentes espacios de almacenamiento y publicación en la nube (SharePoints). A través de ellos tenéis la posibilidad de utilizar una cuota mucho más amplia. Os recomendamos la utilización del SharePoint DOCUMENTAR de vuestro centro cuando se trate de compartir vídeos u otros ficheros de gran tamaño, publicando después en Portaledu el enlace a la documentación compartida. También es posible utilizar en Portaledu bloques de imagen (aunque para imágenes, recomendamos utilizar directamente la mediateca de portaledu), audio o vídeo que utilicen directamente ficheros alojados en el SharePoint. Aprende cómo hacerlo en: Cómo insertar un enlace de Sharepoint con el editor Gutenberg

¿Cómo consulto la cuota de almacenamiento en uso?

Los usuarios con rol ‘Mantenimiento’ o ‘Dirección’, pueden consultar la cuota usada y disponible desde el escritorio del sitio.

Sobre el uso de formularios

➡️ Si utilizáis formularios que involucren recogida de ficheros (como PDF, imágenes, etc.), tened en cuenta que dichos ficheros ocupan también el espacio de vuestra cuota. Aprende Cómo reducir el tamaño de los formularios con ficheros adjuntos

Necesidad de espacio adicional

➡️ En caso de que, a pesar de estar llevando una gestión correcta de vuestro almacenamiento, necesitéis más espacio podéis solicitarlo mediante tique al SAI exponiendo vuestras razones.

Cómo limitar el peso de los ficheros adjuntos recogidos en formularios

10 de julio de 202620 de julio de 2021

Cuando se utilizan los formularios para recibir ficheros adjuntos, hemos de tener en cuenta varios aspectos de la configuración, para no saturar la cuota del sitio en Portaledu ni la de nuestra cuenta de correo.

Hemos de tener en cuenta que los ficheros adjuntos en las respuestas a los formularios se almacenan en nuestro sitio web, ocupando la cuota asignada.

Tenemos que intentar reducir el tamaño ocupado por los ficheros adjuntos en nuestros formularios de dos formas:

Limitar el tamaño máximo de fichero admitido en el formulario (2MB debería ser suficiente)
Borrar las respuestas o los formularios ya archivados o finalizados.

Si habéis utilizado formularios para recabar ficheros adjuntos, es muy probable que hayáis llenado la cuota asignada. La única manera de liberar espacio es eliminando las respuestas de los formularios.

¿Cómo afecta a los correos electrónicos de notificación de la respuesta?

Importante: Si hemos configurado la opción que las respuestas se envíen por correo electrónico con los ficheros como adjuntos y observamos que no nos llegan algunas respuestas, seguramente el problema es que los ficheros que se están adjuntando en la respuesta del formulario exceden el peso permitido por los servidores de correo electrónico, de forma que el correo no se envía.

Como máximo, debemos limitar el peso total de los ficheros adjuntos de una respuesta a 15 MB. De manera excepcional, se podría llegar hasta los 20 MB. Si se supera esta cifra, es probable que el correo electrónico de notificación no se envíe o no llegue al destinatario, puesto que podría ser rechazado por los servidores de correo.

En cada pregunta de tipo fichero se puede configurar el tamaño máximo permitido. Recomendamos establecer un límite de 2 MB por fichero y, en cualquier caso, la suma de todos los ficheros adjuntos de una misma respuesta no tendría que superar los 15 MB (recomendado) ni los 20 MB (límite máximo).

Recomendaciones

Cuando configuréis formularios que piden subida de ficheros:

En cada pregunta de subida de fichero que tengáis en todos los formularios, tendríais que configurar el tamaño máximo del fichero a 2MB. De este modo, los usuarios se obligan a no subir ficheros innecesariamente grandes. Si permitís ficheros muy grandes, puede ocurrir que no se envíe el correo o que si se envía, se os llene la cuota del correo, u os cueste mucho procesar los ficheros o se os llene la cuota de Portaledu y no podáis publicar cosas en la web.
Finalmente, es conveniente dejar desmarcada la opción de «Guardar y continuar» en los ajustes del formulario. Si marcamos esta opción, los ficheros adjuntos a la respuesta, pueden tardar hasta un mes en eliminarse del servidor, con el perjuicio que ello supone para la cuota del centro.

Con estas configuraciones recomendadas, podréis procesar más ágilmente los ficheros que os envían los usuarios y reduciréis la probabilidad de tener problemas con la cuota.