curso LliureX tarea docente

Calc incluye varias herramientas para ayudar a analizar la información de las hojas de cálculo, abarcando desde características para copiar y reutilizar datos, para crear subtotales automáticamente o para variar la información que ayude a encontrar las respuestas que se necesitan. Estas herramientas se encuentran repartidas entre los menús Herramientas y Datos.

Una de las herramientas más útiles es la Tabla dinámica, que se usa para combinar, comparar y analizar grandes cantidades de datos fácilmente. Por medio de las tablas dinámicas se pueden ver varios resúmenes de los datos de origen, mostrar las áreas de interés y crear informes con relativa facilidad.

Calc también incluye muchas herramientas para análisis estadístico de los datos, con los que se puede extraer importante información numérica de los datos obtenidos mediante medidas físicas, encuestas o transacciones del negocio como ventas, presupuestos y similares. Estos análisis estadísticos de los datos están disponibles en Datos > Estadísticas.

En determinadas ocasiones, podemos necesitar algo más que números y texto en una hoja de cálculo. A menudo el contenido de una celda depende del contenido de otras celdas. Las fórmulas son, este caso, la solución que nos permite trabajar con datos y resultados.

Las fórmulas son ecuaciones que usan números y variables para producir un resultado. Las variables se colocan en celdas para mantener los datos requeridos por las ecuaciones.

Y una función es un cálculo predefinido que se introduce en una celda para ayudar a analizar o manipular los datos. Todo lo que se necesita es introducir los argumentos y el cálculo se hace automáticamente. Las funciones ayudan a crear las fórmulas requeridas para obtener los resultados buscados.

Para saber más de todo este gran abanico de posibilidades, podemos consultar el Capítulo 7 de la Guía de Calc: Usar fórmulas y funciones.

La función Ordenar en Calc organiza las celdas usando el criterio o los criterios de ordenación que se haya especificado. Ordenar es útil cuando se está buscando un elemento en particular y se vuelve aún más útil cuando se han filtrado los datos.

Ordenar también es útil cuando se añade nueva información a la hoja de cálculo. Cuando una hoja de cálculo es grande, generalmente es más cómodo añadir la información nueva en la parte superior en vez de buscar y tener que añadir dicha información en las filas en su lugar correcto, tarea que necesitaría un determinado tiempo de búsqueda y selección. Ordenando los datos conseguiremos que, después de añadir la información, se actualice la hoja y la información quede situada en el lugar que le corresponde.

Para ordenar datos en una hoja de cálculo:

• Seleccionar las celdas a ordenar
• En la Barra de menú seleccionamos Datos > Ordenar para abrir el diálogo Ordena…
• Si el intervalo de celdas contiene encabezados, en la pestaña Opciones seleccionamos la opción El intervalo contiene etiquetas de columnas para que la ordenación las tenga en cuenta
• Seleccionamos los criterios de ordenación de las listas desplegables. Las listas se rellenan con los datos de las celdas seleccionadas
• Seleccionamos orden Ascendente (A-Z, 1-9) o Descendente (Z-A, 9-1), según corresponda
• Hacemos clic en Aceptar y se efectuará la ordenación en la hoja de cálculo

Cuando las hojas de cálculo son bastante amplias, podemos necesitar inmovilizar filas o columnas. Para ello, hacemos clic en la cabecera de la fila inmediata inferior a la que queremos inmovilizar o en la cabecera de la columna a la derecha de la que queremos inmovilizar. A continuación, hacemos clic en el icono Inmovilizar filas y columnas en la Barra de herramientas Estándar o en la Barra de menú seleccionamos Ver > Inmovilizar filas y columnas. Aparecerá una línea remarcada entre las filas o las columnas para señalar las que están inmovilizadas.

Los datos que requieren un tratamiento más habitual en una hoja de cálculo son de carácter numérico y estos pueden ser tratados con diferentes formatos (número, porcentaje, moneda, fecha, etc.). En cualquier caso, tenemos diferentes opciones que podremos seleccionar desde el menú Formato > Formato de celdas… Además, desde esta misma ventana podremos elegir otras opciones de formato general como el tipo de letra, los efectos tipográficos, la alineación, bordes, fondo o la protección de celda.

Son muchas las opciones que Cal ofrece y las aquí presentadas son únicamente una pequeña muestra de carácter muy general a tener en cuenta para trabajar con este tipo de herramienta.

Para saber más, podemos consultar el Capítulo 2 de la Guía de Calc: Introducir, editar y formatear datos.

La interfaz de Calc es muy parecida al resto de componentes de LibreOffice aunque con una singularidad importante en el área de trabajo ya que en lugar de encontrarnos una especie de lienzo en blanco a partir del cual empezar a trabajar (con texto, con presentaciones, con dibujos, etc.), en este caso nos encontramos con un número infinito de celdas agrupadas en filas y columnas para alojar los datos con los que necesitemos trabajar.

El entorno de trabajo es el siguiente:

Puede ocurrir que tengamos una presentación con más diapositivas que tiempo para presentarlas o que no queremos mostrarla entera. En lugar de tener que hacer una nueva presentación, tenemos dos opciones:

Ocultar diapositivas

• Seleccionamos la diapositiva que queremos ocultar en el panel Diapositivas o en el Clasificador de diapositivas
• Seleccionamos Diapositiva > Ocultar diapositiva en la Barra de menú, o hacemos clic con el botón derecho en la miniatura de la diapositiva y en el menú contextual seleccionams Ocultar diapositiva

Las diapositivas ocultas se marcan con barras diagonales, cruzándolas.

Presentaciones personalizadas

• Seleccionamos Presentación > Presentación personalizada en la Barra de menú
• Hacemos clic en el botón Nuevo del diálogo Presentaciones personalizadas para crear una nueva secuencia de diapositivas. El botón Inicio probará la ejecución de la presentación personalizada que esté seleccionada
• Al abrirse el diálogo Definir presentación personalizada, de una en una, hacemos clic en la diapositiva que vamos a incluir y pulsamos el botón para pasarla de la lista Diapositivas existentes a la lista Diapositivas seleccionadas
• Escribimos un nombre para esta secuencia personalizada de diapositivas en el campo Nombre
• Pulsamos el botón Aceptar de ambos diálogos abiertos

Se pueden tener tantas presentaciones personalizadas como se desee de un misma presentación.

Impress puede crear un álbum fotográfico a partir de una serie de imágenes, normalmente con una foto por diapositiva. Para insertar un álbum fotográfico en la presentación debemos de seguir los siguientes pasos:

1. Abrimos una presentación en blanco o una ya existente
2. Vamos a la diapositiva que precederá al álbum
3. Seleccionamos Insertar > Multimedia > Álbum fotográfico
4. En el diálogo Crear álbum fotográfico, hacemos clic en Añadir. Se abre un explorador de archivos estándar
5. Localizamos los archivos a insertar
6. Hacemos clic en Abrir para añadir los archivos al álbum
7. Seleccionamos el número de imágenes por diapositiva en la lista desplegable Disposición de diapositivas
8. Seleccionamos la opción Añadir una leyenda a cada diapositiva si es necesario, para añadir un cuadro de texto donde se ubicará la leyenda o pie de foto
9. Creamos la secuencia adecuada eliminando imágenes o moviéndolas arriba y abajo en la lista de imágenes. Cuando la secuencia de imágenes esté lista hacemos clic en Insertar diapositivas. Se puede cambiar la secuencia y eliminar o insertar imágenes más tarde, de la misma manera que con cualquier otra diapositiva

Del mismo modo que ya ocurre con otras aplicacione de la suite, podemos incluir comentarios para enriquecer las posibles revisiones del trabajo realizado.

En la vista Normal, vamos a Insertar > Comentario en la Barra de menú para abrir un comentario en blanco. También podemos utilizar el atajo Ctr + Alt + C. Aparecerá un pequeño cuadro en la esquina superior izquierda de la diapositiva con un cuadro de texto más grande al lado. Impress añade automáticamente nuestro nombre (si los datos se han introducido en las configuración general de LibreOffice) y la fecha en la parte inferior del cuadro de texto.

Escribimos los comentarios en el cuadro de texto. Se puede aplicar algún formato básico al comentario seleccionándolo, haciendo clic derecho y haciendo clic en alguna de las opciones que aparecen en el menú contextual. Este menú nos permite aplicar formato al texto seleccionado, eliminar el comentario actual, eliminar todos los comentarios de un autor o eliminar todos los comentarios de la presentación.

Se pueden mover los marcadores de comentario al lugar que se desee de la diapositiva. Normalmente se coloca cerca o encima de un objeto al que se refiere el comentario. Para mostrar u ocultar los marcadores de comentario seleccionamos Ver > Comentarios.

Seleccionamos Herramientas > Opciones > Datos de usuario para configurar el nombre que queremos que aparezca en el comentario. Si el documento se edita por más de una persona, a cada autor se le asigna automáticamente un color de fondo diferente para sus comentarios.

Una presentación está formada por una o varias diapositivas. Generalmente, por más de una. Sirva este breve resumen para tener una pequeña estructura de los aspectos más relevantes a tener en cuenta.

Diapositiva nueva

Se puede insertar una diapositiva nueva en una presentación usando alguno de estos métodos:

• En la barra de menú seleccionamos Diapositiva > Diapositiva nueva
• Haciendo clic con el botón derecho en el panel Diapositivas o en la vista Clasificador de diapositivas y en el menú contextual selelccionando Diapositiva nueva
• Haciendo clic en el icono Diapositiva nueva en la Barra de herramientas
• Utilizando el atajo de teclado CTRL + M para insertar una nueva diapositiva

Duplicar diapositiva

A veces, en vez de empezar con un diapositiva nueva, puede queramos duplicar una diapositiva ya incluida en la presentación con el fin de modificar algunos detalles de la diapositiva original.

Seleccionamos la diapositiva y seguimos uno de estos métodos:

• En la Barra de menú seleccionamos Diapositiva > Duplicar diapositiva
• Haciendo clic con el botón derecho en la diapositiva seleccionada desde el panel Diapositiva o desde el Clasificador de diapositivas y seleccionando Duplicar diapositiva en el menú contextual
• Haciendo clic en el icono Duplicar diapositiva de la Barra de herramientas Presentación