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Envío de correo personalizado a grupos de remitentes con Thunderbird.

En el siguiente artículo veremos como realizar un envío personalizado a un grupo de personas con el gestor de correo Thunderbird. Esta opción es muy útil en un centro educativo, ya que podemos crear listados de alumnos o de madres/padres y enviar correos personalizados a diferentes agrupamientos (por aulas, tutorías, especialidades, ciclos… etc.).

INSTALAR LA EXTENSIÓN MAIL MERGE

Lo primero que necesitamos es instalar la extensión Mail Merge que nos permitirá realizar el envío conjunto de correos. Para ello accedemos al menú Herramientas de correo Thunberbird. Una vez abierto el menú Herramientas se desplegará un submenú en el que tendremos que seleccionar la opción Complementos. Seguidamente se abrirá una pestaña para administrar los complementos. Para instalar Mail Merge, accedemos al cuadro de búsqueda, escribimos el nombre del complemento, que en nuestro caso es mail merge, y presionamos la tecla Enter. Después de presionar Enter se realizará la búsqueda de la extensión. Una vez encontrada, presionamos el botón Agregar a Thunderbird y la extensión se instalará. Una vez instalada la extensión, cerramos Thunderbird y lo volvemos a abrir. Una vez tenemos todo el software necesario disponible, ya podemos empezar a redactar nuestro correo.

ELABORAR LA PLANTILLA

Imaginemos que queremos enviar un correo a los padres de la tutoría de Segundo C. Para convocar la reunión empezamos a redactar el correo con la particularidad que las partes a personalizar las tendremos que escribir entre corchetes. Así a modo de ejemplo si en el asunto del correo queremos poner: Reunión Segundo C padres del alumno Cristina Pérez La parte a personalizar es el nombre del alumno. Por lo tanto nosotros deberemos sustituir Cristina Pérez por una referencia cualquiera entre corchetes tal y como se muestra a continuación: Reunión Segundo C padres del alumno {{alumnado}} Los campos a personalizar pueden ser los siguientes (ver imagen a continuación):

A: El campo A: ubicado bajo de la parte donde ponemos nuestra dirección de email, obviamente es variable, ya que cada mail que enviemos irá dirigido a una dirección de email diferente. Allí pondremos la referencia {{mail}}. Asunto: Como hemos comentado antes, el campo Asunto: es variable, así cada uno de los que correos que enviemos, esta parte será diferente. Aquí pondremos la referencia {{alumnado}}. Cuerpo del mensaje: Si lo deseamos, también se pueden poner referencias entre corchetes y personalizar el cuerpo del mensaje, por ejemplo, añadiendo también el nombre del alumnado con {{alumnado}}.

Una vez completada la plantilla la tenemos que guardar. Para ello accedemos al menú Archivo Una vez hayamos accedido al menú se desplegará un submenú en el que tendremos que seleccionar la opción Guardar como. Finalmente aparecerá otro menú desplegable en el que seleccionaremos Plantilla. O podemos ir directamente a la opción que aparece en la siguiente captura:

PREPARAR UN LISTADO PARA EL ENVÍO DEL CORREOS

Una vez tenemos preparada y guardada la plantilla, ya podemos empezar a preparar el listado que nos servirá para enviar los correos. Vamos a utilizar para ello la hoja de cálculo de LibreOffice. Una vez abierta la hoja de cálculo, tal y como se puede ver en la captura de pantalla, en la primera fila de cada una de las columnas tenemos que escribir el nombre de los campos que queremos modificar, que si miramos en el apartado anterior veremos que son mailalumnado:
Seguidamente, tenemos que rellenar las filas de cada uno de los campos a personalizar. Así por lo tanto:

En la columna A, que contiene el campo mail, iremos poniendo la totalidad de mails a los que queremos enviar.

En la columna B, que contiene el campo alumnado, tendremos que poner el nombre del alumnado al que va dirigido el correo.

Una vez terminada la base de datos ya la podemos guardar en formato .csv. Para ello accedemos al menú Archivo. Al desplegarse el submenú seleccionamos la opción Guardar como. En la ventana Guardar tenemos que seleccionar el formato en el que queremos guardar el archivo, el formato .csv.   Una vez seleccionado el formato tan solo tenemos que poner un nombre a nuestro archivo, seleccionar la ubicación donde lo queremos guardar y finalmente presionar el botón Guardar. Una vez hayamos presionado encima del botón guardar nos aparecerá otra ventana: En esta ventana tendremos que seleccionar el tipo de codificación de nuestro archivo así como los delimitadores de campo y de texto junto con otras opciones de configuración. Una vez seleccionadas las opciones pertinentes tan solo falta presionar el botón Aceptar. Después de presionar el botón aceptar se generará nuestro archivo .csv que contiene toda la información necesaria para realizar el envío masivo de mails.

ENVIAR LOS CORREOS

Una vez realizados la totalidad de los pasos tan solo nos falta enviar los correos. Para enviar el mail abrimos el gestor de correo Thunberbird y recuperaremos la plantilla que generamos para enviar el mail. Para ello, nos vamos a la carpeta Plantillas, buscamos nuestra plantilla y hacemos doble click encima de ella para que se abra.
Una vez abierta la plantilla, abrimos el menú Archivo y ejecutamos la opción Mail Merge. Seguidamente aparecerá la siguiente ventana:
En esta ventana es donde deberemos indicar a MailMerge, cual es el fichero .csv que rellenamos anteriormente, y además podremos programar el envío de nuestros emails. En cada uno de los distintos campos de esta ventana podemos seleccionar las siguientes opciones: Campo Source: En este campo deberemos seleccionar la opción CSV ya que la información para personalizar los emails está contenida en un archivo .csv. Campo Deliver Mode: En este campo tenemos que considerar 3 opciones. Send NowSend Later y Send as a draft.

La opción Send Now nos permite enviar de forma inmediata un correo cada poco tiempo seleccionando por qué número de cliente de la base de datos queremos empezar y por qué número queremos terminar.

Con la opción Send Later se guarda en la bandeja de salida un mensaje por cada registro en la base de datos. Esta operación tarda poco tiempo al hacerse. Una vez que la bandeja de salida contenga todos los emails, y una vez hayamos comprobado que los mails se visualizan correctamente, nos tenemos que ir al menú Archivo y una vez dentro del menú tenemos que seleccionar la opción Procesar mensajes no enviados. Una vez seleccionada la opción se enviaran la totalidad de correos a sus destinatarios.

La opción Send as a Draft: Permite programar envíos a una hora determinada y con una periodicidad determinada. Una vez enviado el correo los mensajes quedarán en la carpeta borradores esperando que llegue la hora del envío que hemos determinado.

Campo Format: En este campo podemos elegir entre las opciones Plain Text, HTML o Both. Si elegimos la opción Plain text nuestros emails se enviaran en texto plano y por lo tanto no se podrán mostrar las imágenes incrustadas o lincadas en él. Si elegimos el modo HTML, el mail se enviará en formato HTML y entonces el personal que reciba el email si que podrá ver las imágenes incrustados y el resto de código html. Campo Attachment: En un envío de mails masivo, o mailing, no es muy aconsejable incluir archivos adjuntos, ya que lo que nos interesa son mails ligeros para no saturar el servidor y para que no nos consideren spammers. No obstante en este campo si queremos podemos añadir la dirección del archivo que queremos adjuntar en el mail. De este modo todos los mails enviados contendrán un archivo adjunto. Si esta forma no nos gusta podemos añadir el archivo que queremos enviar directamente en la plantilla que hemos preparado. Campo File: En este campo tenemos que clicar la opción Browse. Al clicar aparecerá el navegador de archivos. En el navegador de archivos deberemos indicar la ruta de nuestro fichero .csv. Campo Character set: Como la base de datos / fichero csv, lo codificamos en formato Unicoide (UTF-8) en este campo también deberemos indicar que la codificación es del tipo UTF-8. Si la base de datos la codificamos en formato Windows-1252, en este apartado deberemos seleccionar la opción Windows-1252. Campo Field Delimeter: En el fichero .csv definimos que el campo delimitador era una coma (,). Por lo tanto en esta campo deberemos seleccionar , como campo delimitador. Campo Text Delimeter: En el fichero .csv definimos que el texto delimitador eran dos comillas (). Por lo tanto en esta campo deberemos seleccionar  como texto delimitador. Campo Start: En este campo tenemos que indicar el número de fila de nuestra base de datos por la que queremos que nuestro cliente de correo electrónico empiece a enviar los mails. Campo Stop: En este campo tenemos que indicar el número de fila de nuestra base de datos por la que queremos que nuestro cliente de correo electrónico termine de enviar los mails. Campo Pause: En este campo tenemos que indicar cada cuantos segundos queremos que se envíe un email. Este campo es útil ya que si enviamos muchos mails en un periodo de tiempo corte, es posible que nuestra cuenta de correo pueda ser considerada spam. Campo At (solo activo cuando seleccionamos la opción Send as a Draft): En este campo podemos indicar la hora y el día en que queremos que se envíe el mailing. Campo Recur (solo activo cuando seleccionamos la opción Send as a Draft): En este campo podemos seleccionar las opciones DailyWeeklyMonthly e Yearly. De este modo podemos indicar la periodicidad con que queremos que se repita el envío del mailing. Campo Every (solo activo cuando seleccionamos la opción Send as a Draft): En este campo tenemos que indicar cada cuantos días, semanas, meses o años queremos que se repita el mailing.
¡Y ya lo tenemos! aquí una captura con la opción por defecto, Send Later que envía los correos a la Bandeja de salida donde podemos comprobar que nuestros correos están listos para ser enviados (botón derecho enviar).   Esperamos que este artículo os sea de utilidad y que os facilite la tarea diaria en vuestro centro educativo. Este artículo fue publicado por primera vez en el Butlletí CvTIC núm 24 . Podéis explorar más boletines en esta página.