VICENT, PART JULIO

Calc inclou diverses eines per a ajudar a analitzar la informació dels fulls de càlcul, abastant des de característiques per a copiar i reutilitzar dades, per a crear subtotals automàticament o per a variar la informació que ajude a trobar les respostes que es necessiten. Aquestes eines es troben repartides entre els menús Eines i Dades.

Una de les eines més útils és la Taula dinàmica, que s’usa per a combinar, comparar i analitzar grans quantitats de dades fàcilment. Per mitjà de les taules dinàmiques es poden veure diversos resums de les dades d’origen, mostrar les àrees d’interés i crear informes amb relativa facilitat.

Calc també inclou moltes eines per a anàlisi estadística de les dades, amb les quals es pot extraure important informació numèrica de les dades obtingudes mitjançant mesures físiques, enquestes o transaccions del negoci com a vendes, pressupostos i similars. Aquestes anàlisis estadístiques de les dades estan disponibles en Dades > Estadístiques.

En determinades ocasions, podem necessitar alguna cosa més que números i text en un full de càlcul. Sovint el contingut d’una cel·la depén del contingut d’altres cel·les. Les fórmules són, aquest cas, la solució que ens permet treballar amb dades i resultats.

Les fórmules són equacions que usen números i variables per a produir un resultat. Les variables es col·loquen en cel·les per a mantindre les dades requerides per les equacions.

I una funció és un càlcul predefinit que s’introdueix en una cel·la per a ajudar a analitzar o manipular les dades. Tot el que es necessita és introduir els arguments i el càlcul es fa automàticament. Les funcions ajuden a crear les fórmules requerides per a obtindre els resultats buscats.

Per a saber més de tot aquest gran ventall de possibilitats, podem consultar el Capítol 7 de la Guia de Calc: Usar fórmulas y funciones.

La funció Ordenar en Calc organitza les cel·les usant el criteri o els criteris d’ordenació que s’haja especificat. Ordenar és útil quan s’està buscant un element en particular i es torna encara més útil quan s’han filtrat les dades.

Ordenar també és útil quan s’afig nova informació al full de càlcul. Quan un full de càlcul és gran, generalment és més còmode afegir la informació nova en la part superior en compte de buscar i haver d’afegir aquesta informació en les files al seu lloc correcte, tasca que necessitaria un determinat temps de cerca i selecció. Ordenant les dades aconseguirem que, després d’afegir la informació, s’actualitze el full i la informació quede situada al lloc que li correspon.

Per a ordenar dades en un full de càlcul:

• Seleccionar les cel·les a ordenar
• A la Barra de menú seleccionem Dades > Ordenar per a obrir el diàleg Ordena…
• Si l’interval de cel·les conté encapçalaments, en la pestanya Opcions seleccionem l’opció L’interval conté etiquetes de columnes perquè l’ordenació les tinga en compte
• Seleccionem els criteris d’ordenació de les llistes desplegables. Les llistes s’emplenen amb les dades de les cel·les seleccionades
• Seleccionem ordre Ascendent (A-Z, 1-9) o Descendent (Z-A, 9-1), segons corresponga
• Fem clic a Acceptar i s’efectuarà l’ordenació al full de càlcul

Quan els fulls de càlcul són bastant grans, podem necessitar immobilitzar files o columnes. Per a això, fem clic en la capçalera de la fila immediata inferior a la que volem immobilitzar o en la capçalera de la columna a la dreta de la qual volem immobilitzar. A continuació, fem clic en la icona Immobilitzar files i columnes a la Barra d’eines Estàndard o a la Barra de menú seleccionem Veure > Immobilitzar files i columnes. Apareixerà una línia remarcada entre les files o les columnes per a assenyalar les que estan immobilitzades.

Les dades que requereixen un tractament més habitual en un full de càlcul són de caràcter numèric i aquests poden ser tractats amb diferents formats (número, percentatge, moneda, data, etc.). En qualsevol cas, tenim diferents opcions que podrem seleccionar des del menú Format > Format de cel·les… A més, des d’aquesta mateixa finestra podrem triar altres opcions de format general com el tipus de lletra, els efectes tipogràfics, l’alineació, vores, fons o la protecció de cel·la.

Són moltes les opcions que Calç ofereix i les ací presentades són únicament una xicoteta mostra de caràcter molt general a tindre en compte per a treballar amb aquesta mena d’eina.

Per a saber més, podem consultar el Capítol 2 de la Guia de Calc: Introducir, editar y formatear datos.

La interfície de Calc és molt semblant a la resta de components de LibreOffice encara que amb una singularitat important a l’àrea de treball ja que en lloc de trobar-nos una espècie de llenç en blanc a partir del qual començar a treballar (amb text, amb presentacions, amb dibuixos, etc.), en aquest cas ens trobem amb un nombre infinit de cel·les agrupades en files i columnes per a allotjar les dades amb els quals necessitem treballar.

L’entorn de treball és el següent:

Pot ocórrer que tinguem una presentació amb més diapositives que temps per a presentar-les o que no la volem mostrar sencera. En lloc d’haver de fer una nova presentació, tenim dues opcions:

Ocultar diapositives

• Seleccionem la diapositiva que volem ocultar en el panell Diapositives o en el Classificador de diapositives
• Seleccionem Diapositiva > Ocultar diapositiva a la Barra de menú, o fem clic amb el botó dret en la miniatura de la diapositiva i en el menú contextual seleccionams Ocultar diapositiva

Les diapositives ocultes es marquen amb barres diagonals, creuant-les.

Presentacions personalitzades

• Seleccionem Presentació > Presentació personalitzada a la Barra de menú
• Fem clic en el botó Nou del diàleg Presentacions personalitzades per a crear una nova seqüència de diapositives. El botó Inici provarà l’execució de la presentació personalitzada que estiga seleccionada
• En obrir-se el diàleg Definir presentació personalitzada, d’una en una, fem clic en la diapositiva que inclourem i premem el botó per a passar-la de la llista Diapositives existents a la llista Diapositives seleccionades
• Escrivim un nom per a aquesta seqüència personalitzada de diapositives en el camp Nom
• Premem el botó Acceptar de tots dos diàlegs oberts

Es poden tindre tantes presentacions personalitzades com es desitge d’un mateixa presentació.

Impress pot crear un àlbum fotogràfic a partir d’una sèrie d’imatges, normalment amb una foto per diapositiva. Per a inserir un àlbum fotogràfic en la presentació hem de seguir els següents passos:

1. Obrim una presentació en blanc o una ja existent
2. Anem a la diapositiva que precedirà a l’àlbum
3. Seleccionem Inserir > Multimèdia > Àlbum fotogràfic
4. En el diàleg Crear àlbum fotogràfic, fem clic a Afegir . S’obri un explorador d’arxius estàndard
5. Localitzem els arxius a inserir
6. Fem clic a Obrir per a afegir els arxius a l’àlbum
7. Seleccionem el nombre d’imatges per diapositiva en la llista desplegable Disposició de diapositives
8. Seleccionem l’opció Afegir una llegenda a cada diapositiva si és necessari, per a afegir un quadre de text on se situarà la llegenda o peu de foto
9. Creem la seqüència adequada eliminant imatges o movent-les a dalt i a baix en la llista d’imatges. Quan la seqüència d’imatges estiga llesta fem clic a Inserir diapositives. Es pot canviar la seqüència i eliminar o inserir imatges més tard, de la mateixa manera que amb qualsevol altra diapositiva

De la mateixa manera que ja ocorre amb altres aplicacione de la suite, podem incloure comentaris per a enriquir les possibles revisions del treball realitzat.

En la vista Normal, anem a Inserir > Comentari a la Barra de menú per a obrir un comentari en blanc. També podem utilitzar la drecera Ctr + Alt + C. Apareixerà un xicotet quadre a la cantonada superior esquerra de la diapositiva amb un quadre de text més gran al costat. Impress afig automàticament el nostre nom (si les dades s’han introduït en les configuració general de LibreOffice) i la data en la part inferior del quadre de text.

Escrivim els comentaris en el quadre de text. Es pot aplicar algun format bàsic al comentari seleccionant-lo, fent clic dret i fent clic en alguna de les opcions que apareixen en el menú contextual. Aquest menú ens permet aplicar format al text seleccionat, eliminar el comentari actual, eliminar tots els comentaris d’un autor o eliminar tots els comentaris de la presentació.

Es poden moure els marcadors de comentari al lloc que es desitge de la diapositiva. Normalment es col·loca a prop o damunt d’un objecte al qual es refereix el comentari. Per a mostrar o ocultar els marcadors de comentari seleccionem Veure > Comentaris.

Seleccionem Eines > Opcions > Dades d’usuari per a configurar el nom que volem que aparega en el comentari. Si el document s’edita per més d’una persona, a cada autor se li assigna automàticament un color de fons diferent per als seus comentaris.