RA3. La nube o Cloud Computing aplicada a los negocios de Imagen Personal

¿Qué vamos a aprender?

Seguro que utilizas la nube casi todos los días, aunque muchas veces no seas consciente de ello.

Cuando guardas fotografías en Internet, utilizas Google Drive o OneDrive, consultas el correo electrónico desde diferentes dispositivos o accedes a una aplicación sin tener que instalarla completamente en tu ordenador, estás utilizando servicios relacionados con el Cloud Computing.

Pero la nube no sirve solamente para guardar fotografías o documentos personales.

También puede tener un papel muy importante en una empresa.

Un centro de estética puede utilizar servicios en la nube para gestionar las citas, consultar las fichas de sus clientes, controlar el stock, realizar copias de seguridad o acceder a determinada información desde diferentes dispositivos.

En este resultado de aprendizaje vamos a entender qué es la nube, cómo puede utilizarse en un negocio de Imagen Personal y qué ventajas y riesgos presenta.

No necesitamos convertirnos en especialistas en informática. Lo importante es comprender cómo estas tecnologías pueden ayudarnos profesionalmente y utilizarlas de forma responsable.

1. ¿Qué es la nube?

El Cloud Computing, o computación en la nube, consiste en utilizar a través de Internet diferentes recursos informáticos que se encuentran alojados en servidores externos.

El término cloud significa literalmente nube.

Cuando trabajamos de forma tradicional, gran parte de la información y los programas están guardados en nuestro propio dispositivo.

Por ejemplo, imaginemos que una esteticista utiliza un ordenador del centro y guarda en él un documento con el inventario de productos.

Ese archivo está almacenado localmente.

Si quiere consultarlo desde casa, necesitará llevarse una copia o utilizar ese mismo ordenador.

En cambio, si el documento está almacenado en un servicio en la nube, puede acceder a él desde diferentes dispositivos utilizando Internet y sus credenciales.

Podemos resumirlo de una manera sencilla:

Trabajar en local = la información o el programa está principalmente en nuestro dispositivo.

Trabajar en la nube = accedemos a la información o al servicio a través de Internet.

2. La nube ya forma parte de nuestra vida diaria

Aunque el concepto pueda parecer muy tecnológico, todos conocemos ejemplos.

Utilizamos la nube cuando guardamos documentos en Google Drive o OneDrive, cuando nuestras fotografías realizan una copia de seguridad online o cuando utilizamos determinados servicios de correo electrónico.

También cuando trabajamos con una aplicación online que guarda nuestros datos y nos permite acceder a ellos desde diferentes dispositivos.

En un centro de estética podríamos encontrar situaciones similares.

Imaginemos que el establecimiento utiliza un programa de gestión online.

La propietaria puede consultar desde el ordenador de recepción las citas del día. Una profesional puede consultar desde una tableta la ficha de una clienta y, si tiene autorización, la persona responsable del negocio puede revisar desde otro dispositivo determinados datos de gestión.

Todos acceden al mismo sistema y a la misma información, siempre que tengan los permisos correspondientes.

Esta es una de las grandes ventajas del Cloud Computing.

3. ¿Para qué puede utilizar la nube un centro de estética?

La nube puede utilizarse en prácticamente todas las áreas de gestión de un negocio de Imagen Personal.

Gestión de citas

Una aplicación online puede permitir gestionar la agenda del centro y consultar las citas desde diferentes dispositivos.

Incluso puede permitir que la propia clientela reserve a través de Internet.

Por ejemplo, una clienta entra en la página del centro a las once de la noche, consulta los horarios disponibles y reserva una higiene facial para la semana siguiente.

El centro no necesita estar abierto en ese momento.

El sistema registra automáticamente la cita y la incorpora a la agenda.

Fichas de clientes

Determinados programas permiten almacenar de forma digital la información necesaria para gestionar a la clientela.

Dependiendo del tipo de negocio y de la información que legalmente pueda registrarse, podríamos encontrar datos relacionados con las citas, servicios realizados, bonos adquiridos, productos comprados o determinadas observaciones profesionales.

Si esta información se encuentra en un sistema en la nube, puede estar disponible para las personas autorizadas desde distintos dispositivos.

Esto ofrece mucha comodidad, pero también implica una gran responsabilidad:

Los datos de los clientes deben estar correctamente protegidos.

Que algo esté en la nube no significa que pueda consultarlo cualquier persona.

Control de stock

Un sistema online puede registrar las entradas y salidas de productos.

Por ejemplo, después de vender una crema, el sistema puede actualizar automáticamente las existencias.

Así podemos conocer:

Tenemos 3 unidades → se vende 1 → quedan 2.

Si el stock baja de una cantidad determinada, el programa incluso podría generar un aviso para realizar un nuevo pedido.

Facturación y gestión del negocio

La nube también puede utilizarse para gestionar facturas, presupuestos, bonos, pagos o determinados informes económicos.

Esto permite centralizar gran parte de la información empresarial en un mismo sistema.

Copias de seguridad

Una de las aplicaciones más importantes es realizar copias de seguridad.

Imaginemos que un centro guarda toda su información únicamente en un ordenador.

¿Qué ocurriría si el ordenador se avería, se pierde o sufre un ataque informático?

Si no existe ninguna copia, podría perderse una gran cantidad de información.

Una copia de seguridad en la nube puede ayudar a recuperar los datos.

Pero debemos tener algo muy claro:

Guardar información en la nube no elimina automáticamente todos los riesgos.

El servicio debe ser adecuado, seguro y estar correctamente configurado.

4. Un ejemplo: de la agenda de un ordenador a la nube

Imaginemos dos centros.

Centro A

Tiene un programa de gestión instalado únicamente en el ordenador de recepción.

Si la propietaria quiere consultar la agenda debe utilizar ese ordenador.

Si el equipo se avería, puede tener dificultades para acceder a la información.

Centro B

Utiliza una plataforma de gestión en la nube.

Las profesionales autorizadas pueden acceder al sistema desde el ordenador o una tableta. La información se actualiza de forma centralizada y las citas nuevas aparecen para todas las personas autorizadas.

Este segundo modelo ofrece más flexibilidad.

Pero también crea otras necesidades.

El centro necesita una buena conexión a Internet, proteger las contraseñas y confiar en que la empresa que presta el servicio gestione adecuadamente la plataforma.

Como ocurre con todas las tecnologías, existen ventajas y riesgos.

5. ¿Qué ventajas tiene utilizar la nube?

Una de las principales ventajas es la accesibilidad.

Podemos consultar la información desde distintos dispositivos siempre que dispongamos de conexión y tengamos autorización.

Esto facilita también el trabajo compartido. Varias personas pueden utilizar la misma información actualizada sin tener que crear continuamente diferentes copias.

Otra ventaja es que muchos servicios cloud se actualizan automáticamente. El usuario no tiene que instalar manualmente cada nueva versión del programa.

También puede disminuir la necesidad de almacenar toda la información en los ordenadores del establecimiento.

Además, muchos servicios permiten realizar copias de seguridad y recuperar información en caso de determinados problemas.

En resumen, la nube puede aportar:

• acceso desde diferentes dispositivos;
• información actualizada;
• facilidad para compartir información entre personas autorizadas;
• mayor flexibilidad;
• actualizaciones más sencillas;
• posibilidad de realizar copias de seguridad;
• menor necesidad de mantener determinados sistemas informáticos propios.

Para un pequeño negocio, esto puede resultar especialmente interesante porque permite utilizar herramientas profesionales sin tener que disponer de una gran infraestructura informática.

6. ¿La nube tiene inconvenientes?

Sí.

Trabajar en la nube no significa que desaparezcan los problemas.

Dependencia de Internet

Muchos servicios necesitan conexión.

Imaginemos que llega una clienta al centro y queremos consultar su cita, pero en ese momento no funciona Internet.

Dependiendo del programa utilizado, podríamos tener dificultades para acceder a la información.

Por eso, un negocio debería plantearse qué procedimiento seguir cuando un sistema digital deja temporalmente de funcionar.

Dependencia del proveedor

Cuando utilizamos una plataforma en la nube estamos confiando parte de nuestros procesos a la empresa que ofrece ese servicio.

Debemos preguntarnos:

¿Es una empresa fiable?

¿Qué ocurre con nuestros datos si dejamos de utilizar el programa?

¿Podemos descargar nuestra información?

¿Realiza copias de seguridad?

¿Qué medidas de seguridad ofrece?

No deberíamos elegir un servicio profesional solamente porque sea barato o tenga un diseño atractivo.

Seguridad

Si alguien consigue nuestra contraseña podría intentar acceder a la información almacenada.

Por eso es imprescindible utilizar contraseñas seguras y aplicar las medidas de protección disponibles.

Cuando sea posible, también es recomendable utilizar sistemas de doble verificación o autenticación en dos pasos.

Lo estudiaremos con mayor profundidad en el RA5.

Privacidad y protección de datos

Este aspecto es especialmente importante en Imagen Personal.

Un centro puede manejar nombres, teléfonos, correos electrónicos, fotografías, historial de servicios o determinada información proporcionada por sus clientes.

Utilizar un servicio cloud no elimina nuestra responsabilidad sobre esa información.

Por eso debemos utilizar soluciones profesionales adecuadas y conocer qué ocurre con los datos que introducimos.

La comodidad nunca debe estar por encima de la privacidad de la clientela.

7. Servicios en la nube: SaaS, PaaS e IaaS

El Cloud Computing puede ofrecer diferentes tipos de servicios.

El manual diferencia tres grandes modelos: SaaS, PaaS e IaaS.

Los nombres pueden parecer complicados, pero la idea es sencilla.

Para nuestro futuro profesional, el más importante es SaaS.

8. SaaS: Software as a Service

SaaS significa Software as a Service, es decir, Software como Servicio.

Es el modelo que más probablemente utilizaremos en un negocio de estética.

Consiste en utilizar un programa a través de Internet sin tener que encargarnos de mantener toda la infraestructura tecnológica que existe detrás.

Por ejemplo, imaginemos que contratamos una aplicación para gestionar:

citas → clientes → bonos → pagos → stock.

Nosotras utilizamos el programa.

La empresa proveedora se ocupa de gran parte de la infraestructura necesaria para que funcione.

Un servicio de agenda online, un programa de gestión empresarial basado en la web o determinadas aplicaciones de facturación pueden funcionar de esta manera.

Podemos recordarlo así:

SaaS = utilizo el PROGRAMA.

Para una pequeña empresa suele resultar muy práctico porque no necesita montar sus propios servidores ni contratar personal informático para mantenerlos.

9. PaaS: Platform as a Service

PaaS significa Platform as a Service, es decir, Plataforma como Servicio.

Está orientado principalmente a personas o empresas que desarrollan aplicaciones.

El proveedor ofrece un entorno tecnológico preparado para que los desarrolladores puedan crear y poner en funcionamiento sus propios programas.

Por ejemplo, una empresa tecnológica que quiera desarrollar una nueva aplicación para centros de estética podría utilizar una plataforma PaaS.

Para una futura profesional de estética no es necesario conocer su funcionamiento técnico.

Simplemente debes recordar:

PaaS = proporciona una PLATAFORMA para crear aplicaciones.

10. IaaS: Infrastructure as a Service

IaaS significa Infrastructure as a Service, es decir, Infraestructura como Servicio.

En este caso, una empresa contrata recursos informáticos como servidores, almacenamiento o redes a través de Internet.

En lugar de comprar y mantener toda esa infraestructura físicamente, la utiliza como servicio.

Este modelo está mucho más relacionado con departamentos informáticos y empresas tecnológicas.

Para nuestro sector basta con comprender:

IaaS = proporciona INFRAESTRUCTURA informática.

Una forma sencilla de recordar los tres modelos

Imaginemos una aplicación de reservas para centros de estética.

SaaS: el centro de estética simplemente utiliza la aplicación.

PaaS: una empresa utiliza una plataforma para desarrollar esa aplicación.

IaaS: otra empresa utiliza servidores y recursos informáticos en la nube para hacer funcionar diferentes sistemas.

Para nosotras, el concepto verdaderamente importante es:

La mayoría de los programas online que utilizará un pequeño centro de estética se parecerán mucho más al modelo SaaS.

No es necesario memorizar la arquitectura tecnológica que existe detrás.

11. ¿Toda la nube es igual? Nube pública, privada e híbrida

También podemos clasificar la nube según quién utiliza y controla los recursos.

Nube pública

En una nube pública, una empresa especializada ofrece servicios cloud a muchos usuarios o empresas.

Cada cliente accede a sus propios recursos y datos, aunque la infraestructura pertenezca al proveedor.

Es el modelo más habitual en muchos servicios comerciales.

Un pequeño centro de estética que contrata una plataforma online probablemente utilizará servicios basados, al menos parcialmente, en infraestructuras de nube pública.

Nube privada

Una nube privada está destinada específicamente a una organización.

Ofrece un mayor control sobre la infraestructura, pero normalmente requiere más recursos y gestión.

Puede tener sentido en empresas grandes o en organizaciones con requisitos tecnológicos muy específicos.

Para un pequeño centro de estética no suele ser la opción más habitual.

Nube híbrida

Una nube híbrida combina recursos de nube pública y privada.

Una empresa puede mantener determinados sistemas en un entorno privado y utilizar la nube pública para otros servicios.

No necesitamos conocer las configuraciones técnicas.

Solo debemos recordar:

Pública = infraestructura compartida ofrecida por un proveedor.

Privada = infraestructura dedicada a una organización.

Híbrida = combinación de ambas.

12. ¿Qué significa migrar a la nube?

Cuando una empresa decide trasladar a servicios cloud procesos que antes gestionaba de otra manera hablamos de migración a la nube.

Imaginemos un centro que durante años ha utilizado:

una agenda de papel, fichas físicas y un programa de facturación instalado en un único ordenador.

Decide implantar una plataforma online que integra gran parte de estas funciones.

No debería hacerlo todo de un día para otro sin planificación.

Antes debería preguntarse qué información necesita trasladar, quién tendrá acceso, cómo se realizarán las copias de seguridad y cómo aprenderá el personal a utilizar el nuevo sistema.

También sería importante comprobar que la plataforma realmente responde a las necesidades del establecimiento.

Migrar a la nube no consiste simplemente en subir archivos a Internet.

Forma parte de un cambio en la forma de trabajar.

13. Edge y Fog Computing: no todo tiene que viajar hasta una nube lejana

El manual también introduce otros conceptos relacionados con la nube: Edge Computing y Fog Computing.

No necesitamos estudiarlos con profundidad, pero sí entender la idea general.

Cuando un dispositivo genera información, podemos enviarla a la nube para que allí sea procesada.

Sin embargo, algunas veces interesa analizarla más cerca del lugar donde se genera.

Edge Computing

Edge significa borde.

El Edge Computing consiste en procesar parte de la información directamente en el dispositivo o muy cerca de él, en lugar de enviarlo todo a un servidor remoto.

Imaginemos un equipo de análisis facial que obtiene una imagen y realiza inmediatamente parte del procesamiento dentro del propio dispositivo.

Eso sería un ejemplo sencillo de procesamiento en el borde.

Puede resultar útil cuando necesitamos una respuesta rápida, queremos reducir la cantidad de datos enviados o necesitamos seguir funcionando aunque la conexión sea limitada.

Fog Computing

El Fog Computing es un concepto intermedio.

Parte del procesamiento se realiza en equipos cercanos a los dispositivos antes de enviar la información necesaria a la nube.

Para recordar la idea general podemos imaginar:

dispositivo → Edge/Fog → nube

No necesitamos aprender su arquitectura.

Lo importante es comprender que no toda la información tiene necesariamente que viajar hasta un gran servidor remoto para poder ser procesada.

14. La nube, IoT e inteligencia artificial pueden trabajar juntas

Una de las cosas más interesantes de las tecnologías digitales es que pueden combinarse.

Volvamos al ejemplo de un dispositivo de análisis de piel.

Un sensor o una cámara obtiene información.

El dispositivo puede realizar parte del procesamiento localmente.

Después puede enviar determinados datos a una plataforma cloud.

En la nube, un sistema puede almacenar los resultados y compararlos con sesiones anteriores.

Incluso podría utilizarse inteligencia artificial para analizar algunas características de las imágenes.

Finalmente, la profesional consulta el resultado desde una aplicación.

Aquí encontramos varias tecnologías trabajando conjuntamente:

sensores + conectividad + cloud + datos + inteligencia artificial.

Esta combinación explica por qué la nube es una pieza tan importante de la transformación digital.

15. La nube no debe sustituir el criterio profesional

Utilizar una plataforma cloud puede hacer que un centro funcione de manera mucho más organizada.

Pero debemos evitar pensar que disponer de mucha información significa automáticamente tomar buenas decisiones.

Un programa puede mostrar datos.

Puede indicarnos que un determinado tratamiento se reserva más que otro o que una clienta realizó varios servicios anteriormente.

Pero interpretar esa información y decidir cómo actuar continúa siendo responsabilidad de las personas.

Lo mismo ocurre con las aplicaciones relacionadas con la valoración estética.

La tecnología puede aportar información complementaria, pero la valoración profesional y la decisión sobre la actuación adecuada corresponden a una profesional formada.

La nube organiza y pone información a nuestra disposición.

No sustituye nuestro conocimiento.

16. Caso práctico: el centro de estética Nébula

Imaginemos un centro llamado Nébula Estética.

Durante años ha gestionado las citas mediante una agenda instalada en un único ordenador.

Las fichas de clientes se encuentran en ese mismo equipo y las copias de seguridad se realizan únicamente de vez en cuando.

Un día el ordenador comienza a fallar.

La propietaria se da cuenta de que una gran parte del funcionamiento del negocio depende de una única máquina.

Decide buscar una solución.

Contrata una plataforma profesional en la nube que permite gestionar agenda, clientes, bonos, stock y facturación.

Las personas autorizadas pueden acceder desde distintos dispositivos.

Las reservas realizadas a través de Internet aparecen automáticamente en la agenda y la plataforma envía recordatorios.

También se realizan copias de seguridad y el sistema recibe actualizaciones sin que el centro tenga que instalarlas manualmente.

Pero antes de implantarlo, la responsable del centro revisa algunas cuestiones importantes.

Comprueba quién es el proveedor, qué medidas de seguridad ofrece, cómo puede recuperar sus datos si algún día deja de utilizar el programa y qué personas del equipo tendrán acceso a cada información.

Además, establece contraseñas seguras y explica al personal cómo utilizar correctamente el sistema.

El resultado no es simplemente:

“Ahora tenemos las fichas en Internet”.

El resultado es una forma diferente de organizar parte del negocio.

Eso es aprovechar correctamente el Cloud Computing.

17. Antes de contratar un servicio cloud…

Que una aplicación sea muy conocida o tenga una apariencia atractiva no significa que sea adecuada para un centro de estética.

Antes de utilizar un servicio profesional deberíamos plantearnos cuestiones como:

¿Qué problema queremos resolver?

¿Qué funciones necesitamos realmente?

¿Podemos acceder a nuestros datos y descargarlos si dejamos el servicio?

¿Qué medidas de seguridad ofrece?

¿Quién puede acceder a la información?

¿Se realizan copias de seguridad?

¿Qué ocurre si falla Internet?

¿Cumple las obligaciones necesarias en materia de protección de datos?

¿El coste merece la pena para nuestro negocio?

Una buena transformación digital exige elegir herramientas por su utilidad, seguridad y adecuación al negocio, no simplemente porque estén de moda.

18. Ideas clave del RA3

La computación en la nube o Cloud Computing permite utilizar a través de Internet programas, almacenamiento y otros recursos informáticos que no tienen por qué encontrarse en nuestro propio dispositivo.

Trabajar en local significa que la información o los programas dependen principalmente del dispositivo físico que estamos utilizando.

Trabajar en la nube permite acceder a servicios y datos mediante Internet desde diferentes dispositivos, siempre que tengamos autorización.

Para un centro de estética, la nube puede utilizarse para gestionar citas, clientes, stock, facturación, copias de seguridad y diferentes procesos del negocio.

El modelo que más nos interesa es SaaS, porque consiste en utilizar programas a través de Internet como un servicio.

También existen PaaS, relacionado con plataformas para desarrollar aplicaciones, e IaaS, relacionado con el uso de infraestructura informática.

Según cómo se organice la infraestructura podemos hablar de nube pública, privada e híbrida.

La nube ofrece ventajas como accesibilidad, flexibilidad, actualización de la información y facilidad para realizar copias de seguridad, pero también presenta riesgos relacionados con la conexión, la dependencia del proveedor, la seguridad y la privacidad.

Edge Computing permite procesar información cerca del lugar donde se genera y Fog Computing introduce sistemas intermedios entre los dispositivos y la nube.

Y recuerda:

Estar en la nube no significa estar automáticamente seguro.

La tecnología debe utilizarse correctamente y la información de los clientes debe estar siempre protegida.

¿Qué debes saber al terminar este RA?

Al finalizar este resultado de aprendizaje debes ser capaz de explicar con tus propias palabras qué es el Cloud Computing y reconocer situaciones en las que utilizamos la nube tanto en nuestra vida cotidiana como en un negocio de estética.

Debes saber diferenciar de manera sencilla trabajar en local y trabajar en la nube y reconocer algunas ventajas e inconvenientes de cada opción.

También debes comprender qué significan SaaS, PaaS e IaaS, pero sin memorizar explicaciones técnicas complejas. Para nuestro ámbito profesional, debes identificar especialmente SaaS como el modelo habitual de muchas aplicaciones online que puede contratar una empresa.

Debes reconocer de forma básica qué significan nube pública, privada e híbrida y entender la idea general de Edge y Fog Computing, sin estudiar su arquitectura.

Y, sobre todo, debes ser capaz de relacionar la nube con situaciones profesionales reales:

¿Cómo podría utilizar un centro de estética servicios cloud para organizar mejor sus citas, clientes, productos o información?

La idea fundamental de este RA es sencilla:

La nube nos permite acceder a herramientas e información desde distintos lugares y dispositivos, facilitando la gestión del negocio. Pero cuanto más importante sea la información que almacenamos, mayor debe ser también nuestra responsabilidad para protegerla.