Per a facilitar la gestió de la documentació, Conselleria ofereix un servei d’emmagatzematge en línia basat en el núvol de Microsoft en dues modalitats:
- Espai personal amb OneDrive
- Espai col·laboratiu amb SharePoint
OneDrive s’un servei d’emmagatzematge personal en el núvol. Permet crear carpetes per a organitzar la documentació i emmagatzemar en elles arxius personals, com a documents, presentacions, fotos o vídeos. Els arxius en OneDrive són privats llevat que els compartisques con altres usuaris.
D’altra banda, SharePoint s’utilitza per a facilitar la col·laboració entre els membres d’un equip. Esta plataforma de col·laboració permet als usuaris treballar de manera conjunta en documents des de diverses ubicacions. Els documents emmagatzemats estan directament vinculats a un equip de treball, la qual cosa implica que, en cas que un membre deixe l’equip, perdrà l’accés a aquests documents. De manera inversa, quan un nou membre s’incorpora a l’equip, adquireix accés a tots els documents associats a eixe grup. En l’actualitat, la creació i gestió d’equips es realitza a través de Conselleria, utilitzant l’aplicació Teams de Microsoft que està sincronitzada amb ITACA.
És molt important treballar sempre amb els espais adequats per a cada funció, és a dir, evitar sempre que siga possible utilitzar espais personals (Onedrive) per a compartir arxius i carpetes. En el seu lloc, utilitzar els espais col·laboratius (SharePoint de Teams) per a cada funció.
En la guia corresponent es proporcionen exemples pràctics sobre com configurar els espais col·laboratius (SharePoint de Teams) en casos com:
- Espais públics de col·laboració del claustre
- Espais públics de només lectura dins del claustre
- Espais privats per departaments, cicles o altres funcions
- Espais per a l’equip directiu
- Espais per a documentació sensible
- Espais compartits amb personal no docent del centre
- Espais compartits amb personal extern al centre