Seguidamente conoceremos, por ejemplo, qué hacer ante la llegada de nuevo equipamiento a nuestro centro, cómo gestionar la retirada de material que ya está obsoleto o tramitar el robo de un equipo.
RECEPCIÓN
El envío de material informático es un procedimiento costoso tanto por lo que supone la gestión administrativa de su distribución como su transporte hasta el centro. Para hacer un uso eficiente de las distribuciones que se realizan, es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Al recibir equipamiento en el centro, hay que comprobar que coincida con lo indicado en el albarán de entrega. En él, tiene que aparecer el material enviado, su destino y el motivo por el cual se distribuye. Si hubiera cualquier discrepancia o alguna caja tuviera cualquier desperfecto, se tendrá que hacer constar en el albarán y se abrirá una incidencia en gvaSAI para comunicarlo. Al firmar el albarán hay que hacer constar nombre completo, además de la firma, para poder identificar la persona que hizo la recepción.
- Una vez que se haya abierto una caja y se haya sacado su contenido, no puede anularse la distribución realizada para que sea devuelto al almacén y sea destinado a otro centro ya que la empresa de transporte es responsable de lo que traslada y al no poder garantizar que el material retirado es el que había originalmente en la caja, no acepta su devolución. Por eso, para evitar que un equipo quede almacenado en un centro sin uso y no poder devolverlo, es muy importante que antes de abrir cualquier caja recibida, desde la dirección del centro se verifique que el envío es correcto.
- Cuando un centro recibe un nuevo equipamiento, está obligado a prepararlo para ponerlo en funcionamiento antes de que transcurra como máximo un mes lectivo desde la fecha de recepción. La preparación consiste a extraer los equipos de sus cajas y dejar los dispositivos disponibles para su uso.
Históricamente la distribución del material TIC se ha realizado mediante la empresa Setraval, pero en las últimas compras gestionadas por el SICE, son las empresas adjudicatarias las encargadas de entregar e instalar los equipos. Antes de cada distribución de material, el centro recibe notificación vía email, tanto por parte de la empresa, como del SICE, con la información correspondiente.
NECESIDAD DE CONFIGURACIÓN
Si después de preparar el equipo, para su puesta en funcionamiento fuera necesario configurarlo, puede solicitarse la asistencia de un técnico del SAI abriendo una incidencia al SAI en Catálogo de servicios > Nuevo tique sobre el equipo de trabajo > Petición > Elegir el SERVICIO AFECTADO
INCIDENCIAS EN EQUIPOS
Si el equipo recibido no funciona, se debe poner una incidencia al SAI en Catálogo de servicios > Nuevo tique sobre el equipo de trabajo > Incidencia > Elegir el SERVICIO AFECTADO. los técnicos del SAI harán un seguimiento del tique indicando las acciones que se van a llevar a cabo o solicitando información más detallada sobre el tipo de incidencia. La atención puede ser recibida en remoto o presencial con la asignación de un técnico que concertará una visita al centro.
Aclarar que, en el desplegable SERVICIO AFECTADO, la cola Hardware (en garantía o fora de garantía) està pensada para los dispositivos que no aparecen en el desplegable, como son las tabletas, los carros de carga, las PDI i los portátiles; éstos tenen su propia cola para a tramitar la incidencia:
Es importante tener en cuenta que los técnicos del SAI forman parte de un grupo encargado de resolver aquellas peticiones o incidencias que tengan asignadas. Un centro no tiene un técnico determinado asignado, por lo cual pueden ir diferentes técnicos a resolver incidencias en un mismo centro. Además, cada uno tiene su jornada planificada por adelantado y van a los centros únicamente para resolver aquellos tiques que se le hayan asignado, por lo cual no se tienen que hacer nuevas peticiones cuando llegue. Cualquier duda, consulta o solicitud adicional que surja, tendrá que ser comunicada por el centro a través de una nueva incidencia.
Para agilizar la resolución de las incidencias es importante facilitar desde el centro la atención al técnico del SAI. No es necesario que únicamente esté disponible o se ocupe de atenderlo la persona coordinadora TIC. Este puede delegar la atención de una incidencia en cualquier persona que esté informada.
Cuando se recibe material nominativo, por ejemplo dirigido a un alumno en concreto de Expediente de Educación Especial, se debe esperar a que este material aparezca en inventario para poder entregarlo al alumno correcto. En muchas ocasiones nos hemos encontrado que tabletas/portátiles enviados a la vez a diferentes alumnos del centro están “asignados” a los alumnos equivocados. Cada Tableta está dirigida e inventariada a un alumno en concreto. La asignación N/S -> ALUMNO ya viene dada de origen.
EQUIPAMIENTO INCORRECTO
Si después de recibir un equipo informático, la dirección del centro considera que no lo usará o sospecha que se ha podido enviar por error, lo antes posible tendrá que abrir una incidencia informando de la situación para que, si es el caso, se ordene la anulación del envío y su retirada. la dirección del centro puede notificarlo mediante una incidencia al SAI en Catálogo de servicios > Nuevo tique sobre el equipo de trabajo > Petición > gvaSAI – Inventario > EQUIPAMIENTO INCORRECTO.
El centro tiene que almacenar las cajas sin abrirlas hasta que la empresa de transporte pase a retirarlas.
REGISTRO INCORRECTO DEL EQUIPO
En este caso también hay que poner una incidencia al SAI en Catálogo de servicios > Nuevo tique sobre el equipo de trabajo > Petición > gvaSAI – Inventario > REGISTRO INCORRECTO DEL EQUIPO, identificar el equipo en ARTÍCULO y hacer una descripción detallada de la incorrección.
RETIRADA DE EQUIPAMIENTO
El centro no puede deshacerse unilateralmente del material distribuido por Conselleria. Para hacerlo se tiene que seguir un trámite legal y dejar constancia de la baja de los equipos.
Cuando desde un centro se desee retirar material informático obsoleto o averiado, tanto enviado por la Conselleria como del propio centro, la dirección del mismo tiene que solicitarlo mediante una incidencia al SAI en Catálogo de servicios > Nuevo tique sobre el equipo de trabajo > Petición > Hardware > Retirada de equipamiento TIC.
Al solicitarlo, se tendrán que seleccionar los equipos de los cuales quiera desprenderse, en la lista desplegable. Puede pasar un tiempo desde la petición hasta que se proceda a recoger el equipo.
BAJA EQUIPAMIENTO
A partir de ahora, cualquier BAJA de un equipo implica su retirada y se seguirían los pasos del apartado anterior: RETIRADA DE EQUIPAMIENTO.
- En el supuesto de que se desee solicitar la baja de un equipo desaparecido, es necesario adjuntar denuncia por robo o declaración responsable del director indicando que el equipo ha sido llevado a un punto limpio. En caso contrario permanecerá como ACTIVO en el inventario.
- En el caso de equipos desaparecidos y considerados OBSOLETOS según el Modelo de Atención por Tipo de Equipo (MATE), al solicitar RETIRADA DE EQUIPAMIENTO, se indicará que el equipo no está en el centro y el SAI cambiará el estado de ACTIVO a BAJA.
ROBOS de equipamiento TIC o NO DEVOLUCIONES en el caso de préstamos
El equipo directivo debe velar por el mantenimiento de las instalaciones y equipamiento del centro. En este sentido, se describe el procedimiento a seguir en caso de producirse robos de equipamiento TIC o no devoluciones en el caso de préstamos:
- Interponer la correspondiente denuncia ante la Policía o Guardia Civil, describiendo el material robado/no devuelto con la relación de números de serie que se pueden obtener desde la gestión de inventario de la herramienta https://gvasai.edu.gva.es/
- Solicitar la baja del equipamiento en gvaSAI (Nuevo tique sobre equipo de trabajo > Petición > gvaSAI-Inventario > Robo >Indicar datos del centro, asunto e identificar el equipo robado) alegando como motivo el robo y adjuntando uno de los siguientes documentos:
- El PDF con la denuncia del centro (si el robo se produjo en el centro o no se devuelve el dispositivo).
- El PDF con la denuncia del alumno/a, padre/madre o tutor legal (si fue prestado y le robaron directamente al alumno/a).
- Si se trata de un dispositivo prestado al alumnado a través de la aplicación ITACA3, éste se deberá marcar como «No devuelto» (Préstamos en curso > botón derecho sobre el préstamo > Marcar como no devuelto) indicando como motivo «Robado».
El SAI gestionará el cambio de estado del equipo en el inventario.
En el caso de no seguir estas indicaciones, los dispositivos continuarán figurando como activos en el inventario, siendo la dirección del centro responsable del equipamiento.
Desde la Conselleria no se puede bloquear ni tratar de recuperar los equipos robados. Se recomienda modificar las contraseñas de aquellos servicios que tuvieran la contraseña introducida en el equipo desaparecido, como cuentas de correo electrónico, servicios en la nube, etc.