Seguidament coneixerem, per exemple, què fer davant l’arribada de nou equipament al nostre centre, com gestionar la retirada de material que ja està obsolet o tramitar el robatori d’un equip
RECEPCIÓ
L’enviament de material informàtic és un procediment costós tant pel que suposa la gestió administrativa de la seua distribució com el seu transport fins al centre. Per a fer un ús eficient de les distribucions que es realitzen, és convenient tindre en compte els següents aspectes:
- En rebre equipament en el centre, cal comprovar que coincidisca amb l’indicat en l’albarà de lliurament. En ell, ha d’aparéixer el material enviat, el seu destí i el motiu pel qual es distribueix. Si hi haguera qualsevol discrepància o alguna caixa tinguera qualsevol desperfecte, s’haurà de fer constar en l’albarà i s’obrirà una incidència en gvaSAI per a comunicar-lo. En signar l’albarà cal fer constar nom complet, a més de la signatura, per a poder identificar la persona que va fer la recepció.
- Una vegada que s’haja obert una caixa i s’haja tret el seu contingut, no pot anul·lar-se la distribució realitzada perquè siga retornat al magatzem i siga destinat a un altre centre ja que l’empresa de transport és responsable del que trasllada i al no poder garantir que el material retirat és el que hi havia originalment en la caixa, no accepta la seua devolució. Per això, per a evitar que un equip quede emmagatzemat en un centre sense ús i no poder retornar-lo, és molt important que abans d’obrir qualsevol caixa rebuda, des de la direcció del centre es verifique que l’enviament és correcte.
- Quan un centre rep un nou equipament, està obligat a preparar-lo per a posar-lo en funcionament abans que transcórrega com a màxim un mes lectiu des de la data de recepció. La preparació consisteix a extraure els equips de les seues caixes i deixar els dispositius disponibles per al seu ús.
Històricament la distribució del material TIC s’ha fet mitjançant l’empresa Setraval però en les últimes compres de material gestionades pel SICE, son les empreses adjudicataries les encarregades d’entregar i instal·lar els equips. Abans de cada distribució de material, el centre reb notificació via email, tant per part de l’empresa com del SICE, amb la informació corresponent.
NECESSITAT DE CONFIGURACIÓ
Si després de preparar l’equip, per a la seua posada en funcionament fora necessari configurar-lo, pot sol·licitar-se l’assistència d’un tècnic del SAI obrint una incidència al SAI en Catàleg de serveis > Nou tiquet sobre l’equip de treball > Petició > Triar el SERVEI AFECTAT
INCIDÈNCIES EN EQUIPS
Si l’equip rebut no funciona, s’ha de posar una incidència al SAI en Catàleg de serveis > Nou tiquet sobre l’equip de treball > Incidència > Triar el SERVEI AFECTAT. Els tècnics del SAI faran un seguiment del tiquet indicant les accions que es duran a terme o sol·licitant informació més detallada sobre la mena d’incidència. L’atenció pot ser rebuda en remot o presencial amb l’assignació d’un tècnic que concertarà una visita al centre.
Aclarir que, en el desplegable SERVEI AFECTAT, la cua hardware (en garantia o fora de garantia) està pensada per a la resta de dispositius que no apareixen al desplegable, com son les tauletes, els carros de càrrega, les PDI i els portàtils; aquestos tenen la seva propia cua per a tramitar la incidència:
És important tindre en compte que els tècnics del SAI formen part d’un grup encarregat de resoldre aquelles peticions o incidències que tinguen assignades. Un centre no té un tècnic determinat assignat, per la qual cosa poden anar diferents tècnics a resoldre incidències en un mateix centre. A més, cadascun té la seua jornada planificada per endavant i van als centres únicament per a resoldre aquells tiquets que se li hagen assignat, per la qual cosa no s’han de fer noves peticions quan arribe. Qualsevol dubte, consulta o sol·licitud addicional que sorgisca, haurà de ser comunicada pel centre a través d’una nova incidència.
Per a agilitzar la resolució de les incidències és important facilitar des del centre l’atenció al tècnic del SAI. No és necessari que únicament estiga disponible o s’ocupe d’atendre-ho la persona coordinadora TIC. Aquest pot delegar l’atenció d’una incidència en qualsevol persona que estiga informada.
Quan es rep material nominatiu, per exemple dirigit a un alumne en concret d’Expedient d’Educació Especial, s’ha de esperar que aquest material aparega en inventari per a poder entregar-lo a l’alumne correcte. En moltes ocasions ens hem trobat que tauletes/portàtils enviats alhora a diferents alumnes del centre estan “assignats” a alumnes equivocats. Cada Tauleta està dirigida i inventariada a un alumne en concret. L’assignació N/S -> ALUMNE ja ve donada d’origen.
EQUIPAMENT INCORRECTE
Si després de rebre un equip informàtic, la direcció del centre considera que no l’usarà o sospita que s’ha pogut enviar per error, al més prompte possible haurà d’obrir una incidència informant de la situació perquè, si és el cas, s’ordene l’anul·lació de l’enviament i la seua retirada. la direcció del centre pot notificar-lo mitjançant una incidència al SAI en Catàleg de serveis > Nou tiquet sobre l’equip de treball > Petició > gvaSAI – Inventari > EQUIPAMENT INCORRECTE.
El centre ha d’emmagatzemar les caixes sense obrir-les fins que l’empresa de transport passe a retirar-les.
REGISTRE INCORRECTE DE L’EQUIP
En aquest cas també cal posar una incidència al SAI en Catàleg de serveis > Nou tiquet sobre l’equip de treball > Petició > gvaSAI – Inventari > REGISTRE INCORRECTE DE L’EQUIP, identificar l’equip en ARTICLE i fer una descripció detallada de la incorrecció.
RETIRADA D’EQUIPAMENT
El centre no pot desfer-se unilateralment del material distribuït per Conselleria. Per a fer-ho s’ha de seguir un tràmit legal i deixar constància de la baixa dels equips.
Quan des d’un centre es desitge retirar material informàtic obsolet o avariat, tant enviat per la Conselleria com del propi centre, la direcció del mateix ha de sol·licitar-lo mitjançant una petició al SAI en Catàleg de serveis > Nou tiquet sobre l’equip de treball > Petició > Maquinari > Retirada d’equipament TIC.
En sol·licitar-ho, s’hauran de seleccionar els equips dels quals vulga desprendre’s en la llista desplegable. Pot passar un temps des de la petició fins que es procedisca a recollir l’equip.
BAIXA EQUIPAMENT
A partir d’ara, qualsevol BAIXA d’un equip implica la seua retirada i es seguirien els passos de l’apartat anterior: RETIRADA D’EQUIPAMENT.
- En el cas que es desitge sol·licitar la baixa d’un equip desaparegut, és necessari adjuntar denúncia per robatori o declaració responsable del director indicant que l’equip ha sigut portat a un punt net. En cas contrari es mantindrà com ACTIU en l’inventari.
- En el cas d’equips desapareguts i considerats OBSOLETS segons el Model d’Atenció per Tipus d’Equip (MATE), en sol·licitar RETIRADA D’EQUIPAMENT, s’indicarà que l’equip no està en el centre i el SAI canviarà l’estat d’ACTIU a BAIXA.
ROBATORIS d’equipament TIC o NO DEVOLUCIONS en el cas de préstecs
L’equip directiu ha de vetlar pel manteniment de les instal·lacions i equipament del centre. En aquest sentit, es descriu el procediment a seguir en cas de produir-se robatoris d’equipament TIC o no devolucions en el cas de préstecs:
- Interposar la corresponent denúncia davant la Policia o Guàrdia Civil, descrivint el material robat/no retornat amb la relació de números de sèrie que es poden obtindre des de la gestió d’inventari de l’eina https://gvasai.edu.gva.es/
- Sol·licitar la baixa de l’equipament en gvaSAI (Nou tiquet sobre equip de treball > Petició > gvaSAI-Inventari > Robatori >Indicar dades del centre, assumpte i identificar l’equip robat) al·legant com a motiu el robatori i adjuntant un dels següents documents:
- El PDF amb la denúncia del centre (si el robatori es va produir en el centre o no es retorna el dispositiu).
- El PDF amb la denúncia de l’alumne/a, pare/mare o tutor legal (si va ser prestat i li van robar directament a l’alumne/a).
- Si es tracta d’un dispositiu prestat a l’alumnat a través de l’aplicació ITACA3, aquest s’haurà de marcar com “No retornat” (Préstecs en curs > botó dret sobre el préstec > Marcar com no retornat) indicant com a motiu “Robat”.
El SAI gestionarà el canvi d’estat de l’equip en l’inventari.
En el cas de no seguir aquestes indicacions, els dispositius continuaran figurant com a actius en l’inventari, sent la direcció del centre responsable de l’equipament.
Des de la Conselleria no es pot bloquejar ni tractar de recuperar els equips robats. Es recomana modificar les contrasenyes d’aquells serveis que tingueren la contrasenya introduïda en l’equip desaparegut, com a comptes de correu electrònic, serveis en el núvol, etc.