Gestió d’inventari: gvaSAI – Coordinación TIC

La persona coordinadora TIC del centre pot entrar en l’aplicació gvaSAI utilitzant el rol Gestor TIC o el rol ED-TIC amb el mateix usuari i contrasenya que per a l’accés a ITACA.

Amb el rol Gestor TIC podrà consultar l’inventari
Amb el rol ED-TIC fer determinades gestions, com indicar una incidència en un equip, sol·licitar la baixa un equip o sol·licitar una app per a una tauleta.

Disposar d’un inventari TIC actualitzat és imprescindible per molts aspectes. En primer lloc, la Generalitat Valenciana, com totes les Administracions públiques, està obligada a mantindre un inventari de béns, incloent l’equipament i les llicències de programari existent en els centres dels quals és titular.

No obstant això, la correcta actualització d’aquesta informació és més important per altres motius:

La velocitat de la connexió a Internet de cada centre ve determinada, entre altres factors, per la quantitat d’ordinadors i altres dispositius amb connexió a Internet dels quals dispose el centre.
El servei d’assistència tècnica oferit pel SAI requereix que l’equipament sobre el qual s’actua siga propietat del centre, per la qual cosa sempre es realitza una comprovació prèvia de l’ordinador o altres dispositius per a verificar que estiga correctament registrat en l’inventari.
Les condicions d’ús de la majoria de productes de programari privatiu obliguen al fet que el propietari o responsable mantinga un inventari detallat de les llicències de les quals disposa. Qualsevol auditoria de programari es basa en la comprovació que l’inventari és conforme a la realitat.

Per a mantindre correctament actualitzat l’inventari és necessari que en els diversos dispositius dels centres estiga instal·lat l’Agent d’Inventari. les noves dotacions ja porten aquest programa instal·lat però és necessari posar aquests equips en funcionament perquè reporten i s’actualitze l’inventari. Aquest Agent d’Inventari no recull ni reporta cap mena d’informació de l’usuari.

L’Agent d’Inventari està disponible en el Zero-Center sota el nom de Fusion Inventory per als equips basats en LliureX i també hi ha una versió per als equips amb sistema operatiu MS-Windows. En el cas que no estiga instal·lat el programa Fusion Inventory pot consultar aquesta documentació:

Amb el rol Gestor TIC es pot entrar en ACTIUS i consultar el material TIC que pertany al centre, bé siga per dotació de Conselleria, donació o algun altre mitjà d’adquisició.

En la pestanya Ordenador, tauleta i NAS podrà consultar l’estat de l’equip que pot ser Actiu (Nou o Renovat) o Baixa (Alienat, retirat Garantia o Robatori). Només el SAI pot modificar aquest estat prèvia indicació del centre.

Les dades que pot modificar es troben en la pestanya Dades GVA i són:

la ubicació genèrica, pot triar una d’entre les disponibles
l’identificador d’aula, pot afegir identificadors nous
adjuntar les observacions que considere rellevants.

Coses a tindre en compte:

Inventari

L’accés a l’inventari del centre està limitat a la coordinació TIC i l’equip directiu. Si com a coordinador/a TIC tens problemes per a accedir, en primer lloc has d’assegurar-te que el teu nomenament ha sigut introduït de manera correcta en ITACA. Si, malgrat aparéixer nomenat correctament, el problema persisteix, hauràs de posar-te en contacte amb el SAI mitjançant una incidència.

Tot l’equipament rebut pel centre com a dotació de l’Administració apareixerà automàticament en l’apartat ACTIUS de gvaSAI, amb detall de totes les seues característiques, i amb un espai de destí. Aquest espai indica el destí per al qual l’ha enviat l’Administració i per això no es pot canviar. No obstant això, la ubicació de l’equipament sí que pot modificar-se si la direcció del centre així ho determina per necessitats justificades, i en aquest cas s’hauria de reflectir en el camp corresponent de l’aplicació: ubicació genèrica i física.
No és necessari accedir a l’aplicació d’inventari per a confirmar la recepció d’un equip. La càrrega dels números de sèrie (N/S) dels equips en el programa no es realitza de manera instantània quan es recepciona el material, per la qual cosa es recomana esperar un temps prudencial abans d’obrir cap incidència. Les incidències sempre prenen com a referència el número de sèrie de l’equip. Si aquesta numeració no coincideix amb la que consta en els registres de la Conselleria, retardarà i dificultarà la resolució d’aquesta.
No és necessari inventariar les llicències que venen instal·lades en els equips que ens arriben des de Conselleria.
És important també tindre en compte que gran part del material comprat per a centres educatius compta amb finançament FEDER (Fons Europeus), per la qual cosa son susceptibles de ser auditats en qualsevol moment i és de vital importància per a l’èxit de l’auditoria, que aquest material estiga correctament inventariat i localitzat en el centre.
L’antiga plataforma d’InventariTIC estarà disponible per a consulta. Qualsevol modificació que es vulga realitzar a partir d’aquest moment haurà de fer-se en la nova plataforma gvaSAI seguint les indicacions que es faciliten sobre aquest tema en el MANUAL USUARI gvaSAI – INVENTARI.

Codi d’article

Tot l’equipament enviat als centres té serigrafiat un número identificatiu que ens ajudarà a l’hora d’organitzar el nostre inventari. Aquest número identificatiu és el codi de l’article que està format per quatre caràcters p. ex.: PRI1, ORl2, etc. Com a regla general, l’elecció del codi obeeix als següents criteris:

Primers dos caràcters: tipus d’equip:
- CL: client lleuger
- OR: ordinador de sobretaula
- PR: portàtil
- ES: servidor
- TA: tauleta
Tercer caràcter: any de compra de l’equip. Començant pel 0 per a l’any 2000 i així fins a l’any 2009. L’any 2010 es codifica amb la lletra A, 2011 amb la B, 2012 amb la C,…,2020 amb la K, 2021 amb la L i així successivament.
Quart caràcter: model de l’equip comprat en un any determinat.

p. ex., el codi ORI3 s’interpretaria de la següent manera:

OR: ordinador de sobretaula
I: Comprat en 2018
3: L’any de compra es van adquirir diferents models d’ordinadors, per la qual cosa fa referència al tercer model que es va comprar.

Aquest codi també ens servirà per a conéixer les característiques d’un equip en concret. Es poden consultar les característiques de la majoria d’equips enviats per Conselleria en la següent web: https://portal.edu.gva.es/equips/ filtrant per codi d’article.

A aquesta pàgina s’accedeix també escanejant el codi QR que apareix serigrafiat a l’equip:

El període de garantia que apareix imprés sobre l’equip és aproximat. Aquesta informació apareix també en el camp Observaciones de l’equip en l’aplicació gvaSAI. La data exacta de fi de garantia de l’equip depén de l’acord entre el proveïdor i Conselleria,

El codi d’article també ve reflectit en l’etiqueta de l’embalatge. En el cas de rebre un equip format per diversos articles, en cada caixa d’embalatge vindrà una etiqueta identificativa.

Exemple d’un equip ORI3 format per ordinador i monitor: