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Procedimientos sobre el equipamiento

Asociados a la gestión del equipamiento existen varios procedimientos que, aunque no se realizan a través de la aplicación, tenemos que conocer como coordinadores/as TIC de nuestro centro para saber qué atención se nos prestará en cada caso.

Seguidamente conoceremos qué hacer ante la llegada de nuevo equipación en nuestro centro, como gestionar la baja de material que ya está obsoleto o que no funciona, como ceder equipos que ya no necesitamos en nuestro centro pero que todavía están operativos y como solicitar equipación para nuestro centro (nuez o usado).

Recepción

El envío de material informático es un procedimiento costoso tanto por el que supone la gestión administrativa de su distribución como su transporte hasta el centro.

Para hacer un uso eficiente de las distribuciones que se realizan, es conveniente tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Al recibir equipación en el centro, hay que comprobar que coincida con el indicado en el albarán de entrega. En él tiene que aparecer el material enviado, su destino y el motivo por el cual se distribuye. Si hubiera cualquier discrepancia o alguna caja tuviera cualquier desperfecto, se tendrá que hacer constar en el albarán y se abrirá una incidencia al SAI para comunicarlo. Al firmar el albarán hay que hacer constar nombre completo, además de la firma, para poder identificar la persona que hizo la recepción.
  • Una vez que se haya abierto una caja y se haya sacado su contenido, no puede anularse la distribución realizada porque sea devuelto la equipación al almacén y sea destinado en otro centro. Esto es por el hecho que la empresa de transporte es responsable del que traslada y al no poder garantizar que el material retirado es el que había originalmente en la caja, no acepta su devolución. Por eso, para evitar que una equipación quedo almacenado en un centro sin uso y no poder devolverlo, es muy importante que antes de abrir cualquier caja recibida, desde la dirección del centro se verifique que el envío es correcto y se tenga claro que el equipo es necesario y se usará.
  • Si después de recibir una equipación informática, la dirección del centro considera que no lo usará o sospecha que se ha podido enviar por error, lo antes posible tendrá que abrirse una incidencia informando de esto porque, si es el caso, se ordene la anulación del envío y su retirada. El centro tiene que almacenar las cajas sin abrirlas hasta que la empresa de transporte paso a retirarlas.
  • El material recibido estará asignado en el centro por un tiempo mínimo igual al de la garantía del mismo y tendrá que mantenerse en uso hasta que, transcurrido ese tiempo, pueda cederse en otro centro. Por ejemplo, en el caso de los ordenadores, su garantía suele ser de cinco años, por lo cual hasta el sexto año desde su recepción tendría que mantenerse en uso en el centro y no se podría solicitar su cesión.
  • Cuando un centro recibe una nueva equipación, está obligado a prepararlo para ponerlo en funcionamiento antes de que transcurran como máximo cuatro meses desde la fecha de recepción. La preparación consiste a extraer los equipos de sus cajas y dejar los dispositivos conectados en el lugar destinado para su uso.
  • Si después de preparar el equipo, para su puesta en funcionamiento fuera necesario configurarlo, puede solicitarse la asistencia de un técnico del SAI abriendo una incidencia.
  • Es importante tener en cuenta que los técnicos del SAI forman parte de un grupo encargado de resolver aquellas peticiones o incidencias que tengan asignadas. Un centro no tiene un técnico determinado asignado, por lo cual pueden ir diferentes técnicos a resolver incidencias en un mismo centro. Además, cada uno tiene su jornada planificada por adelantado y van a los centros únicamente para resolver aquellos tickets que se le hayan asignado, por lo cual no se tienen que hacer nuevas peticiones cuando llego. Cualquier duda, consulta o solicitud adicional que surja, tendrá que ser comunicada por el centro a través de una nueva incidencia.
  • Para agilizar la resolución de las incidencias es importante facilitar desde el centro la atención al técnico del SAI. No es necesario que únicamente esté disponible o se ocupe de atenderlo el coordinador TIC. Este puede delegar la atención de una incidencia en cualquier persona que esté informada.

Baja

El centro no puede deshacerse unilateralmente del material distribuido por Consellería. Para hacerlo se tiene que seguir un trámite legal y dejar constancia de la baja de los equipos en diferentes registros.
Cuando desde un centro se desee retirar material informático obsoleto, o esté averiado, tanto enviado por la Consellería como del propio centro, la dirección del mismo tiene que solicitarlo mediante una incidencia al SAI en la categoría Hardware – Retirada Equipación TIC.
Al solicitarlo, se tendrá que adjuntar un listado en el cual se incluya información sobre los equipos de los cuales quiera desprenderse. Entre los datos a facilitar estarían: tipo (monitor, PC, impresora…), código de artículo (OR65, IL71…) en el supuesto de que haya sido enviado desde la Consellería e identificador del equipo en la aplicación Inventario TIC. La retirada de equipación no es un proceso prioritario y puede pasar un tiempo desde la petición hasta que se realice esta.

Cesión (este procedimiento todavía no está activo)

En primer lugar, hay que tener presente que la equipación de los centros educativos es propiedad de la Generalitat, y que en el caso de la equipación TIC de los centros educativos públicos la responsable de su gestión es la Dirección General de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Por lo tanto, cualquier traslado o cesión de equipación tiene que ser puesta en conocimiento de la DGTIC, y más en concreto del Servicio de Informática para los Centros Educativos (SICE).

Teniendo esto presente, y en caso de que el material informático del cual el centro deseo desprenderse esté todavía operativo y pudiera ser útil en otro centro, existe la posibilidad de hacer su cesión cuando, además, ya no esté en garantía y tenga una antigüedad menor de 9 años. Para solicitar la cesión, la dirección del centro tendrá que rellenar un formulario que se habilitará a tal efecto en OVICE.

Desde el SICE se creará una web en la cual se publicará la equipación la cesión del cual se haya solicitado por parte de los centros y en ella se darán las instrucciones pertinentes porque el que está interesado a recoger algún material, pueda hacerlo.

La equipación a ceder estará publicado durante al menos 6 meses y si durante ese periodo el centro ha solicitado la cesión tendrá que guardar el material por si otro quisiera retirarlo. Si transcurrido ese tiempo la equipación no fuera retirado por otro centro, el que  ha solicitado su cesión podrá pedir al SAI su baja.

Solicitud material nuevo o usado

En la Oficina Virtual (OVICE) hay un formulario para solicitar equipación informática bajo ciertas condiciones. Cómo hemos comentado antes el material de dotación se envía de oficio por el que no es necesaria su solicitud por parte del centro. Solo en los casos de creación de nuevas unidades que llevan asociada la creación de nuevas instalaciones moduladas (por ejemplo una segunda aula de informática) o de nuevos puestos de trabajo  incluidos en la modulación (un nuevo administrativo/a, un nuevo miembro del equipo directivo…)

Estas condiciones específicas son:

Aula de infantil no dotada o de nueva creación.
Lugar directivo o administrativo no dotado o de nueva creación.

Actualmente no existe la posibilidad de solicitar material usado.