GUIA ÚS SALA WEBEX COMPARTIDA

1. Introducció

Amb motiu de l'ampliació del Pla MULAN (fase II), s'ha procedit a la creació d'un compte WebEx per a cada centre educatiu. Aquest document recull les recomanacions i bones pràctiques per a l'accés, planificació i execució d'una reunió des de la sala WebEx compartida.

Es podrà mantindre un contacte més pròxim amb l'alumnat i realitzar les reunions de coordinació que necessiten entre el professorat.

2. Consideracions prèvies

El compte WebEx serà d'ús compartit en el centre, tenint en compte que només pot haver-hi una única connexió de manera simultània.

Funciona de la mateixa manera que una sala de reunions física. En aquest sentit, la sala és un espai virtual al qual si accedim fora de l'horari reservat pot ser que estiga ocupada per les persones que van cursar una reserva d'ús anterior.

El concepte que hem d'adoptar és diferent al d'un compte personal, ja que a l'ésser una sala de reunions virtual compartida s'ha d'articular pel centre, i de manera estricta, una planificació de reserves per a evitar la concurrència de reunions. Això, com indiquem, com si d'una sala de reunions física compartida.

En el cas que siguem convocats i accedim per invitació al nostre correu personal, tindrem el rol de participant, sent el rol d'organitzador per a qui accedisca pel compte registrat per al centre. Serà llavors, qui realitze la reserva o convoque la reunió, l'única persona que accedisca pel compte registrat per al centre.

Recomanem el seu ús per a reunions entre docents, equip directiu, claustre, tutories, comunicació amb famílies, etc… Tenint en compte que el recurs és únic per al centre com un punt de reunió.

3. Accés a WebEx

El centre ha rebut un correu electrònic en la bústia designada, amb remitent webex_comm@webex.com, informant que s'ha creat un nou compte WebEx al seu nom i a càrrec de la Generalitat Valenciana.

Hem de fer clic en el botó “Activate”.

webexcentre1

3.1 Activació del compte i contrasenya

Seguidament se'ns obrirà en el navegador una pestanya per a crear una nova contrasenya per al compte, la qual haurem d'introduir dues vegades.

La contrasenya ha de tindre com a mínim 8 caràcters: 1 majúscula, 1 minúscula i un caràcter especial o de puntuació (#._-). És recomanable anotar-la, ja que serà necessari compartir-la amb els docents que des del centre es considere.

Després de la introducció de la contrasenya, rebrem un nou correu en el qual s'activarà el compte WebEx. Haurem de fer clic en l'enllaç rebut i ens donarà accés a la sala personal del centre.

webexcentre2

* Per a posteriors accessos, podem realitzar-ho des de la URL gveducacion.webex.com, inserint el correu designat al centre juntament amb la contrasenya recentment creada.

4. Planificació de reunions

És recomanable crear un registre al qual tinguen accés tots els docents del centre, per a conéixer la disponibilitat i sol·licitar, sobre la base d'aquesta, la reserva de la sala i la seua posterior planificació en WebEx. De la mateixa manera, les bones pràctiques recomanen designar a una única persona la planificació a la sala personal WebEx.

Una vegada rebuda la sol·licitud de reserva, l'administrador designat haurà d'accedir, a través de gveducacion.webex.com, a la sala mitjançant el compte assignat al centre, i posteriorment passar a planificar la reunió.

webexcentre3

Ens apareixerà una pàgina on hem d'establir les dades de la reserva per a la planificació de la reunió:

webexcentre4

Els camps a emplenar són:

  • Tipus de reunió: sempre “Webex Meetings Pro Meeting”
  • Tema de reunió: Titule descriptiu de la sessió (Tutoria professor/alumne, reunió avaluació, ...). És recomanable indicar en el Tema el nom de l'organitzador, per a identificar al docent.
  • Contrasenya: autogenerar o editar. Per a l'accés a la reunió.
  • Data i hora: En fer clic en la data, ens apareix diàleg per a establir-les. Tingueu en compte que l'hora de finalització no tanca la reunió.
webexcentre5

Igualment podem establir repetició marcant l'opció “Repetició”, ens apareixerà quadre per a la seua planificació recurrent:

repeticionwebex
  • Assistents: Hem d'introduir els correus electrònics de les persones convocades a la reunió, separats per coma o punt i coma: *profe1@gva.es,*profe2@gmail.com,*profe3@hotmail.com, …

Una vegada introduït, en fer clic fora del quadre de text, es guarden els correus vàlids en caixes:

webexcentre6

Aquests rebran un correu de convocatòria amb totes les dades d'accés a la sala; de la mateixa manera, tot canvi realitzat sobre una reunió planificada es notificarà als e-mails dels assistents amb la nova convocatòria.

  • Mostrar opcions avançades: No és necessari modificar aquestes opcions.

Finalment podrem fer clic a “Planificar” per a guardar la reserva, o “Guardar com a plantilla” per a emmagatzemar la configuració de programació actual i usar-la com a plantilla per a futures reunions.

webexcentre7

*La configuració de repetició no s'inclou quan guarda una plantilla.

Tindrem accés a les reunions ja planificades (reservades), des de la secció Reunions:

webexcentre8
webexcentre9

5. Desenvolupament de la reunió

L'organitzador de la reunió ha d'accedir a través de la URL gveducacion.webex.com mitjançant el compte designat al seu centre, la resta dels participants accediran a través de l'enllaç rebut des de messenger@webex.com en el seu correu personal.

webexcentre10

L'hora de finalització fixada prèviament és orientativa, ja que no provoca la fi de la reunió fins que l'organitzador la finalitze.

Per a poder finalitzar-la:

webexcentre11
webexcentre12
webexcentre13

S'ha de finalitzar i procedir al tancament de la sala per part de l'organitzador d'aquesta reunió per a evitar així el solapament amb reunions futures. En cas de no finalitzar en l'horari planificat, els participants de la següent reunió accediran a la mateixa sala amb la possible reunió en curs.