GUÍA USO SALA WEBEX COMPARTIDA

1. Introducción

Con motivo de la ampliación del Pla Mulan (fase II), se ha procedido a la creación de una cuenta WebEx para cada centro educativo. Este documento recoge las recomendaciones y buenas prácticas para el acceso, planificación y ejecución de una reunión desde la sala WebEx compartida.

Se podrá mantener un contacto más próximo con el alumnado y realizar las reuniones de coordinación que necesiten entre el profesorado.

2. Consideraciones previas

La cuenta WebEx será de uso compartido en el centro, teniendo en cuenta que sólo puede haber una única conexión de manera simultánea.

Funciona de la misma manera que una sala de reuniones física. En este sentido, la sala es un espacio virtual al que si accedemos fuera del horario reservado puede que esté ocupada por las personas que cursaron una reserva de uso anterior.

El concepto que tenemos que adoptar es diferente al de una cuenta personal, ya que al ser una sala de reuniones virtual compartida se debe articular por el centro, y de forma estricta, una planificación de reservas para evitar la concurrencia de reuniones. Ello, como indicamos, como si de una sala de reuniones física compartida.

En el caso que seamos convocados y accedamos por invitación a nuestro correo personal, tendremos el rol de participante, siendo el rol de organizador para quien acceda por la cuenta registrada para el centro. Será entonces, quien realice la reserva o convoque la reunión, la única persona que acceda por la cuenta registrada para el centro.

Recomendamos su uso para reuniones entre docentes, equipo directivo, claustro, tutorías, comunicación con familias, etc… Teniendo en cuenta que el recurso es único para el centro como un punto de reunión.

3. Acceso a WebEx

El centro ha recibido un correo electrónico en el buzón designado, con remitente webex_comm@webex.com, informando que se ha creado una nueva cuenta WebEx a su nombre y a cargo de la Generalitat Valenciana.

Debemos hacer click en el botón “Activate”.

webexcentre1

3.1 Activación de la cuenta y contraseña

Seguidamente se nos abrirá en el navegador una pestaña para crear una nueva contraseña para la cuenta, la cual deberemos introducir dos veces.

La contraseña debe tener como mínimo 8 caracteres: 1 mayúscula, 1 minúscula y un carácter especial o de puntuación (#._-). Es recomendable anotarla, ya que será necesario compartirla con los docentes que desde el centro se considere.

Tras la introducción de la contraseña, recibiremos un nuevo correo en el que se activará la cuenta WebEx. Deberemos hacer click en el enlace recibido y nos dará acceso a la sala personal del centro.

webexcentre2

* Para posteriores accesos, podemos realizarlo desde la URL gveducacion.webex.com, insertando el correo designado al centro junto con la contraseña recién creada.

4. Planificación de reuniones

Es recomendable crear un registro al que tengan acceso todos los docentes del centro, para conocer la disponibilidad y solicitar, en base a esta, la reserva de la sala y su posterior planificación en WebEx. Del mismo modo, las buenas prácticas recomiendan designar a una única persona la planificación en la sala personal WebEx.

Una vez recibida la solicitud de reserva, el administrador designado deberá acceder, a través de gveducacion.webex.com, a la sala mediante la cuenta asignada al centro, y posteriormente pasar a planificar la reunión.

webexcentre3

Nos aparecerá una página donde debemos establecer los datos de la reserva para la planificación de la reunión:

webexcentre4

Los campos a cumplimentar son:

  • Tipo de reunión: siempre “Webex Meetings Pro Meeting”
  • Tema de reunión: Titulo descriptivo de la sesión (Tutoria profesor/alumno, reunión evaluación, ...). Es recomendable indicar en el Tema el nombre del organizador, para identificar al docente.
  • Contraseña: autogenerar o editar. Para el acceso a la reunión.
  • Fecha y hora: Al hacer click en la fecha, nos aparece diálogo para establecerlas. Tened en cuenta que la hora de finalización no cierra la reunión.
webexcentre5

Igualmente podemos establecer repetición marcando la opción “Repetición”, nos aparecerá cuadro para su planificación recurrente:

repeticionwebex
  • Asistentes: Debemos introducir los correos electrónicos de las personas convocadas a la reunión, separados por coma o punto y coma: profe1@gva.es,profe2@gmail.com,profe3@hotmail.com, …

Una vez introducido, al hacer click fuera del cuadro de texto, se guardan los correos válidos en cajas:

webexcentre6

Éstos recibirán un correo de convocatoria con todos los datos de acceso a la sala; del mismo modo, todo cambio realizado sobre una reunión planificada se notificará a los e-mails de los asistentes con la nueva convocatoria.

  • Mostrar opciones avanzadas: No es necesario modificar estas opciones.

Finalmente podremos hacer click en “Planificar” para guardar la reserva, o “Guardar como plantilla” para almacenar la configuración de programación actual y usarla como plantilla para futuras reuniones.

webexcentre7

*La configuración de repetición no se incluye cuando guarda una plantilla.

Tendremos acceso a las reuniones ya planificadas (reservadas), desde la sección Reuniones:

webexcentre8
webexcentre9

5. Desarrollo de la reunión

El organizador de la reunión debe acceder a través de la URL gveducacion.webex.com mediante la cuenta designada a su centro, el resto de los participantes accederán a través del enlace recibido desde messenger@webex.com en su correo personal.

webexcentre10

La hora de finalización fijada previamente es orientativa, ya que no provoca el fin de la reunión hasta que el organizador la finalice.

Para poder finalizarla:

webexcentre11
webexcentre12
webexcentre13

Se debe finalizar y proceder al cierre de la sala por parte del organizador de dicha reunión para evitar así el solapamiento con reuniones futuras. En caso de no finalizar en el horario planificado, los participantes de la siguiente reunión accederán a la misma sala con la posible reunión en curso.