Problemas más frecuentes
en la gestión del PAF
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El ponente no recibe notificación en OVIDOC
Los ponentes, sean docentes o externos, deben rellenar la hoja de cesión de datos que puede descargarse pulsando aquí (a pesar de que el manual indique que si son docentes recibirán una notificación en OVIDOC).
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No se puede introducir a alguna persona participante, ponente y/o CAF
A menudo el problema se debe a duplicidades o errores en el DNI. Para resolverlo debemos contactar con la persona asesora de referencia del CEFIRE, y si el problema no se resuelve, se tendrá que comunicar la incidencia al SAI. Se recomienda ir introduciendo participantes de uno en uno y guardar cada vez, para determinar la persona o personas con las que se produce el problema.
No obstante, estas incidencias no deben interrumpir la planificación de las AF, que deben introducirse dentro del plazo (hasta el 1 de diciembre de 2023), por lo que, según el caso, procederemos de la siguiente manera:
No se puede introducir un/una participante
Si tenemos problemas para introducir los datos de un participante, podemos seguir adelante y dejarlo para la fase II, ya que durante la fase de desarrollo de las AF se podrán introducir tanto nuevos participantes como ponentes (siempre antes de haber realizado el 15% de las sesiones planificadas)
No se puede introducir un/una ponente
Si el ponente no es docente debe introducirse como "externo", con lo que tendremos que escribir todos sus datos.
Si se marca como "docente", al escribir su DNI, la aplicación debería mostrar sus datos automáticamente, si surge algún problema; pospondremos su introducción para la segunda fase, modificando provisionalmente (si fuese necesario) la planificación de la actividad para indicar que no hay ponente y poder seguir.
No se puede introducir a la persona CAF
Como medida provisional se podrá introducir a otra persona como CAF para poder finalizar la planificación de la AF dentro del plazo.
Una vez empezado el desarrollo de la AF se podrá cambiar a la persona CAF para que aparezca la que tenía que ser desde un principio.
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La persona CFC no tiene acceso para introducir los datos
Para activar a la persona CFC, el director o la directora del centro debe entrar a ITACA, ir al listado de personal, elegir el nombre de dicha persona y en cargos añadir el cargo "coordinador formación centros".
Hay que fijarse, porque podría aparecer otro cargo con un nombre muy parecido: "coordinador de formación", y que NO es el correcto.
Además, la dirección del centro debe establecer fecha de inicio y fin del nombramiento. (Como regla general, se recomienda asignar el cargo durante el período comprendido entre el 1/9/2020 y el 31/8/2021).
El nombramiento debe realizarse para cada curso escolar, incluso aunque repita cargo la misma persona del curso anterior.
Una vez establecida la persona CFC, puede ser necesario esperar unas horas para asegurar la sincronización entre plataformas y probar entonces a entrar a Itaca3.
Si todo ha funcionado correctamente, aparecerá "CFC" al lado del nombre.
A partir de este momento ya se podrá proceder a rellenar las necesidades y nombrar los coordinadores de actividades formativas.
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La persona CAF no recibe notificación en OVIDOC
La persona CAF no recibe notificación ni ha de confirmar en OVIDOC. Esto es un error que ya ha sido corregido en el manual. Cuando es nombrado así por el CFC automáticamente pasa a tener ese rol. Para acceder a completar los datos de la formación, entrará a ITACA3 y accederá a PROCEDIMIENTOS->PROGRAMA DE ACTIVIDADES FORMATIVAS->Seminarios, grupos y proyectos. Desde ahí podrá rellenar toda la información.
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No se pueden introducir los datos de la formación
Se puede acceder a completar los datos de la formación, entrando a ITACA3 y accediendo a PROCEDIMIENTOS->PROGRAMA DE ACTIVIDADES FORMATIVAS->Seminarios, grupos y proyectos.
Desde ahí se puede rellenar toda la información.
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No se puede presentar la Acción Formativa (AF)
El procedimiento que debe seguir el/la CAF para finalizar la AF es, una vez cumplimentados todos los apartados y que las pestañas correspondientes estén en verde, debe “Guardar” desde la pestaña de “Presentación”, seleccionar el tic de “ACEPTO: Validar mi participación en….” y después darle al botón de “Presentar” y “Aceptar “. Se observará que en la parte superior izquierda de la pantalla, debajo de las pestañas, en el campo de “Estado” el texto que aparece es “Presentada. Por validar”.
Posteriormente será el secretario/a quién accederá a ITACA3 y localizará la AF en la pestaña de “Presentadas”, se situará sobre ella, le dará al botón derecho del ratón y aparecerá la opción de “Validar”. Al seleccionarla, la AF cambiará de pestaña y pasará a “Validada”.
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No se puede presentar el PAF
El error aparece porque aún no se debe presentar el PAF. La fase actual de la convocatoria es sólo para presentar las actividades formativas que se van a realizar en el centro. Tal y como se indica en el manual, hasta que no finalice el plazo de presentación de actividades formativas (ahora ampliado hasta el 5 de octubre) no se podrá presentar el PAF