EINES CORPORATIVES

Aspectes importants sobre l’Inventari TIC

Vegem els aspectes més importants que han de ser coneguts i tinguts en compte a l’hora no solament d’inventariar equips, si no també a l’hora de gestionar la informació que es genera.

Modulació o equipament per espais

La modulació d’un centre està organitzada per espais i recull l’equipament TIC que l’administració envia a cadascun d’ells. Aquesta modulació es defineix segons les característiques del centre i l’ús per al qual és considerat l’espai en qüestió.

Conéixer quina és la modulació que ens correspon com a centre és molt important perquè ens ajuda a saber:

  • Amb quin equipament hauria de comptar el nostre centre.
  • Quin equipament del nostre centre és susceptible de renovació. Com a coordinadors/as TIC hem de tindre clar que la reposició de material obsolet o desbaratat per part de l’administració, es realitza sobre el material “modulat”.
  • Que sobre la base de la modulació vigent, les renovacions es fan d’ofici, per la qual cosa el centre no ha de realitzar cap sol·licitud.

En l’actualitat, les modulacions estan en procés de revisió, per la qual cosa no estan publicades.

Equipament hardware que s’ha d’inventariar

Unes de les preguntes més recurrents sobre equipament i inventari que ens arriben des dels centres és sobre què s’ha d’inventariar i que no. S’ha d’inventariar el material que no arriba al centre com a modulació de Conselleria?, o què es considera realment equipament TIC?, entraria en aquest inventari TIC materials com a robots, càmeres, etc.? és TIC tot el que s’endolla?.

En aquest punt hem d’entendre l’inventari TIC més com una eina de treball que ens servisca per a l’organització del centre que com una obligació administrativa (que ho és).

Si bé hem de tindre en compte que el SAI tan sols atendrà incidències generades sobre material correctament inventariat, no existeixen altres premisses normatives més enllà de l’obligació de tindre inventariat TOT el material TIC no fungible del centre.

Per això, atenent criteris organitzatius, és decisió del centre incloure cert material TIC inventariable (no susceptible d’atenció per part del SAI) en l’aplicació InventariTIC o en l’inventari ordinari del centre.

A manera de guia, es recomana que almenys els ordinadors de qualsevol tipus, monitors, tauletes, projectors, pissarres digitals, equipament de xarxa (switch, punts d’accés sense fils i routers) estiguen correctament inventariats.

És important també tindre en compte que molt del material comprat per a centres educatius compta amb finançament FEDER (Fons Europeus), per la qual cosa som susceptibles de ser auditats en qualsevol moment i és de vital importància per a l’èxit de l’auditoria que aquest material estiga correctament inventariat en el centre.

 

Equipament software que s’ha d’inventariar

Totes les llicències de programari privatives adquirides pel centre han d’estar correctament inventariades en InventariTIC. Per tant, no és necessari inventariar les llicències que venen instal·lades en els equips que ens arriben des de Conselleria

No obstant això, hem de recordar que hui dia, l’existència o no de competència de compra de programari per part dels centres ve marcada pel que regule DelegaTIC.

Codi d’article

Tot l’equipament enviat als centres té serigrafiat un número identificatiu que ens ajudarà l’hora d’organitzar el nostre inventari. És el codi de l’article que està format per quatre caràcters de l’estil següent: CLE1, ORF4, etc.

Com a regla general, l’elecció del codi obeeix als següents criteris:

Primers dos caràcters: tipus d’equip.

Exemples:

CL: client lleuger
OR: ordinador de sobretaula
PR: portàtil
ES: servidor

Tercer caràcter: any de compra de l’equip. Començant pel 0 per a l’any 2000 i així fins a l’any 2009. L’any 2010 es codifica amb la lletra A, 2011 amb la B, 2012 amb la C, i així successivament.

Quart caràcter: model de l’equip comprat en un any determinat.

Per exemple, el codi ORI3 s’interpretaria de la següent manera:
OR: ordinador de sobretaula
I: comprat en 2018
3: l’any de compra es van adquirir diferents models d’aqueix mateix tipus, per la qual cosa fa referència al tercer model que es va comprar.

Exemples d’etiquetatge:

ETIQUETATGE D’EQUIP

ETIQUETA EMBALATGE 1/2 – ORDINADOR

ETIQUETA EMBALATGE 2/2 – MONITOR

El període de garantia que apareix imprés sobre l’equip és aproximat, per la qual cosa abans d’assumir si un equip està o no en garantia es recomana consultar la informació sobre la data exacta de finalització de garantia en la web indicada. Si aquesta data no apareguera indicada en la web en l’apartat Observacions de l’equip, podrà consultar-se la mateixa al SAI mitjançant una incidència.
Aquest codi també ens servirà per a conéixer les característiques d’un equip en concret. Podràs accedir a les dades més rellevants de l’equip en la següent web:

https://inventaritic.edu.gva.es

Exemples de la captura de la web:

Espai de destinació i ubicació

Com ja hem comentat, tot l’equipament enviat a un centre està definit per “una modulació”.

En realitzar aquesta modulació es defineixen les característiques de cada equip, segons el lloc al qual s’haja destinat.

Per aquest motiu, quan un equip arriba a un centre ve amb un ESPAI DE DESTINACIÓ definida.

No obstant això, en el moment en el qual el centre recepciona el material pot, segons les seues necessitats, situar el material en una altra dependència. La decisió última de canvi d’ubicació correspon al director/a del centre.

Perquè aquest canvi tinga efecte, tan sols haurà d’afegir-se el nou espai en l’aplicació d’inventari, en el camp UBICACIÓ.

Lamentablement, el camp UBICACIÓ no és un camp de text, sinó un desplegable, per la qual cosa només es poden triar certs valors. Recomanem seleccionar el que més s’ajuste a la ubicació on es trobe l’article.

Estat

Actualment en l’inventari existeixen quatre ESTATS, operatiu, substituït, robat i retirat. És important que l’estat de l’equip estiga actualitzat per a una correcta gestió de l’inventari. No solament per al tractament de les incidències, si no també per a la gestió de baixes i per a un correcte filtrat del material de l’inventari.

Seguidament explicarem breument les diferències entre els quatre estats:

  • Operatiu: Un equip es troba en funcionament en un espai del centre.
  • Substituït: L’equip encara està operatiu i s’utilitza en el centre posat que funciona, però hem rebut dotació nova per a la seua substitució.
  • Robat: L’equip ha sigut robat del centre.
  • Retirat: L’equip ja no funciona correctament i s’ha determinat la seua “baixa”. És important recordar que la baixa d’un equip ha de sol·licitar-se al *SAI mitjançant una incidència i ha de ser confirmada.