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Envío de correo personalizado a grupos de remitentes con Thunderbird.

En el siguiente artículo veremos como realizar un envío personalizado a un grupo de personas con el gestor de correo Thunderbird. Esta opción es muy útil en un centro educativo, ya que podemos crear listados de alumnos o de madres/padres y enviar correos personalizados a diferentes agrupamientos (por aulas, tutorías, especialidades, ciclos… etc.).

INSTALAR LA EXTENSIÓN MAIL MERGE

Lo primero que necesitamos es instalar la extensión Mail Merge que nos permitirá realizar el envío conjunto de correos. Para ello accedemos al menú Herramientas de correo Thunberbird. Una vez abierto el menú Herramientas se desplegará un submenú en el que tendremos que seleccionar la opción Complementos. Seguidamente se abrirá una pestaña para administrar los complementos. Para instalar Mail Merge, accedemos al cuadro de búsqueda, escribimos el nombre del complemento, que en nuestro caso es mail merge, y presionamos la tecla Enter. Después de presionar Enter se realizará la búsqueda de la extensión. Una vez encontrada, presionamos el botón Agregar a Thunderbird y la extensión se instalará. Una vez instalada la extensión, cerramos Thunderbird y lo volvemos a abrir. Una vez tenemos todo el software necesario disponible, ya podemos empezar a redactar nuestro correo.

ELABORAR LA PLANTILLA

Imaginemos que queremos enviar un correo a los padres de la tutoría de Segundo C. Para convocar la reunión empezamos a redactar el correo con la particularidad que las partes a personalizar las tendremos que escribir entre corchetes. Así a modo de ejemplo si en el asunto del correo queremos poner: Reunión Segundo C padres del alumno Cristina Pérez La parte a personalizar es el nombre del alumno. Por lo tanto nosotros deberemos sustituir Cristina Pérez por una referencia cualquiera entre corchetes tal y como se muestra a continuación: Reunión Segundo C padres del alumno {{alumnado}} Los campos a personalizar pueden ser los siguientes (ver imagen a continuación):

A: El campo A: ubicado bajo de la parte donde ponemos nuestra dirección de email, obviamente es variable, ya que cada mail que enviemos irá dirigido a una dirección de email diferente. Allí pondremos la referencia {{mail}}. Asunto: Como hemos comentado antes, el campo Asunto: es variable, así cada uno de los que correos que enviemos, esta parte será diferente. Aquí pondremos la referencia {{alumnado}}. Cuerpo del mensaje: Si lo deseamos, también se pueden poner referencias entre corchetes y personalizar el cuerpo del mensaje, por ejemplo, añadiendo también el nombre del alumnado con {{alumnado}}.

Una vez completada la plantilla la tenemos que guardar. Para ello accedemos al menú Archivo Una vez hayamos accedido al menú se desplegará un submenú en el que tendremos que seleccionar la opción Guardar como. Finalmente aparecerá otro menú desplegable en el que seleccionaremos Plantilla. O podemos ir directamente a la opción que aparece en la siguiente captura:

PREPARAR UN LISTADO PARA EL ENVÍO DEL CORREOS

Una vez tenemos preparada y guardada la plantilla, ya podemos empezar a preparar el listado que nos servirá para enviar los correos. Vamos a utilizar para ello la hoja de cálculo de LibreOffice. Una vez abierta la hoja de cálculo, tal y como se puede ver en la captura de pantalla, en la primera fila de cada una de las columnas tenemos que escribir el nombre de los campos que queremos modificar, que si miramos en el apartado anterior veremos que son mailalumnado:
Seguidamente, tenemos que rellenar las filas de cada uno de los campos a personalizar. Así por lo tanto:

En la columna A, que contiene el campo mail, iremos poniendo la totalidad de mails a los que queremos enviar.

En la columna B, que contiene el campo alumnado, tendremos que poner el nombre del alumnado al que va dirigido el correo.

Una vez terminada la base de datos ya la podemos guardar en formato .csv. Para ello accedemos al menú Archivo. Al desplegarse el submenú seleccionamos la opción Guardar como. En la ventana Guardar tenemos que seleccionar el formato en el que queremos guardar el archivo, el formato .csv.   Una vez seleccionado el formato tan solo tenemos que poner un nombre a nuestro archivo, seleccionar la ubicación donde lo queremos guardar y finalmente presionar el botón Guardar. Una vez hayamos presionado encima del botón guardar nos aparecerá otra ventana: En esta ventana tendremos que seleccionar el tipo de codificación de nuestro archivo así como los delimitadores de campo y de texto junto con otras opciones de configuración. Una vez seleccionadas las opciones pertinentes tan solo falta presionar el botón Aceptar. Después de presionar el botón aceptar se generará nuestro archivo .csv que contiene toda la información necesaria para realizar el envío masivo de mails.

ENVIAR LOS CORREOS

Una vez realizados la totalidad de los pasos tan solo nos falta enviar los correos. Para enviar el mail abrimos el gestor de correo Thunberbird y recuperaremos la plantilla que generamos para enviar el mail. Para ello, nos vamos a la carpeta Plantillas, buscamos nuestra plantilla y hacemos doble click encima de ella para que se abra.
Una vez abierta la plantilla, abrimos el menú Archivo y ejecutamos la opción Mail Merge. Seguidamente aparecerá la siguiente ventana:
En esta ventana es donde deberemos indicar a MailMerge, cual es el fichero .csv que rellenamos anteriormente, y además podremos programar el envío de nuestros emails. En cada uno de los distintos campos de esta ventana podemos seleccionar las siguientes opciones: Campo Source: En este campo deberemos seleccionar la opción CSV ya que la información para personalizar los emails está contenida en un archivo .csv. Campo Deliver Mode: En este campo tenemos que considerar 3 opciones. Send NowSend Later y Send as a draft.

La opción Send Now nos permite enviar de forma inmediata un correo cada poco tiempo seleccionando por qué número de cliente de la base de datos queremos empezar y por qué número queremos terminar.

Con la opción Send Later se guarda en la bandeja de salida un mensaje por cada registro en la base de datos. Esta operación tarda poco tiempo al hacerse. Una vez que la bandeja de salida contenga todos los emails, y una vez hayamos comprobado que los mails se visualizan correctamente, nos tenemos que ir al menú Archivo y una vez dentro del menú tenemos que seleccionar la opción Procesar mensajes no enviados. Una vez seleccionada la opción se enviaran la totalidad de correos a sus destinatarios.

La opción Send as a Draft: Permite programar envíos a una hora determinada y con una periodicidad determinada. Una vez enviado el correo los mensajes quedarán en la carpeta borradores esperando que llegue la hora del envío que hemos determinado.

Campo Format: En este campo podemos elegir entre las opciones Plain Text, HTML o Both. Si elegimos la opción Plain text nuestros emails se enviaran en texto plano y por lo tanto no se podrán mostrar las imágenes incrustadas o lincadas en él. Si elegimos el modo HTML, el mail se enviará en formato HTML y entonces el personal que reciba el email si que podrá ver las imágenes incrustados y el resto de código html. Campo Attachment: En un envío de mails masivo, o mailing, no es muy aconsejable incluir archivos adjuntos, ya que lo que nos interesa son mails ligeros para no saturar el servidor y para que no nos consideren spammers. No obstante en este campo si queremos podemos añadir la dirección del archivo que queremos adjuntar en el mail. De este modo todos los mails enviados contendrán un archivo adjunto. Si esta forma no nos gusta podemos añadir el archivo que queremos enviar directamente en la plantilla que hemos preparado. Campo File: En este campo tenemos que clicar la opción Browse. Al clicar aparecerá el navegador de archivos. En el navegador de archivos deberemos indicar la ruta de nuestro fichero .csv. Campo Character set: Como la base de datos / fichero csv, lo codificamos en formato Unicoide (UTF-8) en este campo también deberemos indicar que la codificación es del tipo UTF-8. Si la base de datos la codificamos en formato Windows-1252, en este apartado deberemos seleccionar la opción Windows-1252. Campo Field Delimeter: En el fichero .csv definimos que el campo delimitador era una coma (,). Por lo tanto en esta campo deberemos seleccionar , como campo delimitador. Campo Text Delimeter: En el fichero .csv definimos que el texto delimitador eran dos comillas (). Por lo tanto en esta campo deberemos seleccionar  como texto delimitador. Campo Start: En este campo tenemos que indicar el número de fila de nuestra base de datos por la que queremos que nuestro cliente de correo electrónico empiece a enviar los mails. Campo Stop: En este campo tenemos que indicar el número de fila de nuestra base de datos por la que queremos que nuestro cliente de correo electrónico termine de enviar los mails. Campo Pause: En este campo tenemos que indicar cada cuantos segundos queremos que se envíe un email. Este campo es útil ya que si enviamos muchos mails en un periodo de tiempo corte, es posible que nuestra cuenta de correo pueda ser considerada spam. Campo At (solo activo cuando seleccionamos la opción Send as a Draft): En este campo podemos indicar la hora y el día en que queremos que se envíe el mailing. Campo Recur (solo activo cuando seleccionamos la opción Send as a Draft): En este campo podemos seleccionar las opciones DailyWeeklyMonthly e Yearly. De este modo podemos indicar la periodicidad con que queremos que se repita el envío del mailing. Campo Every (solo activo cuando seleccionamos la opción Send as a Draft): En este campo tenemos que indicar cada cuantos días, semanas, meses o años queremos que se repita el mailing.
¡Y ya lo tenemos! aquí una captura con la opción por defecto, Send Later que envía los correos a la Bandeja de salida donde podemos comprobar que nuestros correos están listos para ser enviados (botón derecho enviar).   Esperamos que este artículo os sea de utilidad y que os facilite la tarea diaria en vuestro centro educativo.

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Configurar múltiples cuentas de correo en Thunderbird

A veces, tenemos que gestionar más de una cuenta de correo electrónico @gva.es por ejemplo, se puede dar la circunstancia de querer tener todas las cuentas de centro (general, secretaría, coordinación TIC y fax) en un único ordenador y, desde allí gestionar los mensajes o redirigir donde corresponda. Dejamos aquí un manual para configurar múltiples cuentas de correo en el programa cliente … Llegir més…

Gestionar la cuota del correo GVA con Thunderbird

Segundo video de la serie “Thunderbird” que muestra como conservar una copia de todos los mensajes de correo @gva.es sin que ocupen espacio de almacenamiento en el servidor y, por lo tanto, sin llegar nunca a exceder la cuota. Se necesita tener la cuenta de correo en Thunderbird con el protocolo IMAP y se explica como:

1. Crear carpetas locales y mover los mensajes del servidor a las carpetas locales.

2. Configurar la cuenta para almacenar las copias de los mensajes enviados en una carpeta local

3. Archivar (en carpeta local) mensajes con un botón.

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Thunderbird: Trabajo con carpetas locales

Si habéis excedido o estáis cerca de exceder la cuota de espacio de almacenamiento en vuestra cuenta de correo GVA pero queréis conservar una copia de todos los mensajes importantes, podéis gestionar la cuenta con el cliente de correo Thunderbird y configurarlo para utilizar carpetas locales.

En primer lugar hay que configurar la cuenta de correo corporativo en el programa Thunderbird con el protocolo IMAP. A partir de esta situación podemos empezar a usar carpetas locales, para guardar en ellas, bien mensajes específicos, bien todos los mensajes enviados o bien todo el archivo de mensajes. Hay que seguir los siguientes pasos:

Crear una carpeta local para guardar mensajes específicos

  1. Haced clic con el botón secundario del ratón sobre “carpetas locales” y elegid “crear carpeta
  2. Poned nombre en la carpeta
  3. Arrastrad los mensajes desde cualquier lugar hacia en carpeta creada.

Guardar todos los enviados en una carpeta local automáticamente

  1. Haced clic con el botón secundario del ratón sobre vuestra cuenta y elegís “Parámetros
  2. Haced clic en “copias y carpetas
  3. En la sección “Al enviar mensajes, automáticamente” marcad la casilla “Deja una copia en”.
  4. En el desplegable “Carpeta «Enviados» de “seleccionad “Carpetas locales
  5. Haced clic en “Aceptar

Guardar el archivo de todos los mensajes en una carpeta local

  1. Haced clic con el botón secundario del ratón sobre vuestra cuenta y elegid “Parámetros
  2. Haced clic en “copias y carpetas
  3. En la sección “Archivo de los mensajes” marcad la casilla “Conserva el archivo de los mensajes en”.
  4. En el desplegable “Carpeta «Archivo» de “seleccionad “Carpetas locales
  5. Haced clic en “Aceptar

Todos estos procedimientos los tenemos explicados en un videotutorial para trabajar con carpetas locales en Thunderbird. Podéis ver la descripción del video en esta entrada o podéis reproducirlo directamente pulsando en la imagen de la izquierda.

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Configuración del correo GVA en Thunderbird

Thunderbird es una aplicación libre y multiplataforma de correo electrónico fácil de configurar y de personalizar y cargada de funciones interesantes.

Pantallazo del Thunderbird

Existen versiones para Windows, MacOS y Linux, para este último sistema operativo, decir que Thunderbird ya viene instalado por omisión en la mayoría de distribuciones GNU/Linux.

La primera vez que ejecutamos el programa, se abrirá el auxiliar de configuración de la cuenta de correo. Con este auxiliar, solo hace falta que indiquéis vuestro nombre, dirección electrónica y contraseña, el auxiliar de configuración de la cuenta de correo probará las configuraciones típicas más frecuentes para encontrar los parámetros que se ajustan a vuestro correo.

Si no es la primera vez que abrís Thunderbird, hará falta que abráis este asistente desde los parámetros de las cuentas:

  1. Haced clic en el “menú >> Preferencias >> Parámetros de las cuentas”
  2. Haced clic en “Acciones de la cuenta >> Añade una cuenta de correo”
  3. Introducid vuestro nombre, la dirección de correo electrónico y la contraseña y haced clic en continuar.
  4. Elegid el protocolo IMAP y haced clic en Hecho (tendréis que marcar la casilla “comprendo los riesgos”)
  5. Haced clic en “de acuerdo”

Tenéis un videotutorial para configurar vuestra cuenta con Thunderbird. Podéis ver el resumen en esta entrada o podéis reproducirlo directamente haciendo clic en la imagen.

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Software LliureX excelente: el caso de Mozilla Thunderbird

Thunderbird es la aplicación de correo preinstalada en LliureX por defecto, es multiplataforma (Windows y Mac HUESO) fácil de configurar y personalizar, diseñada para hacer el correo más fácil y con muchas y variadas características. Te permite mantener una copia de seguridad de todos tus mensajes en tu PC, en una ubicación de tu elección. Esto también significa que tienes una opción de … Llegir més…