Para facilitar la gestión de la documentación, Conselleria ofrece un servicio de almacenamiento en línea basado en la nube de Microsoft en dos modalidades:
- Espacio personal con OneDrive
- Espacio colaborativo con SharePoint
OneDrive se un servicio de almacenamiento personal en la nube. Permite crear carpetas para organizar la documentación y almacenar en ellas archivos personales, como documentos, presentaciones, fotos o videos. Los archivos en OneDrive son privados a menos que los compartas cono otros usuarios.
Por otro lado, SharePoint se utiliza para facilitar la colaboración entre los miembros de un equipo. Esta plataforma de colaboración permite a los usuarios trabajar de manera conjunta en documentos desde diversas ubicaciones. Los documentos almacenados están directamente vinculados a un equipo de trabajo, lo que implica que, en caso de que un miembro deje el equipo, perderá el acceso a dichos documentos. De manera inversa, cuando un nuevo miembro se incorpora al equipo, adquiere acceso a todos los documentos asociados a ese grupo. En la actualidad, la creación y gestión de equipos se realiza a través de Conselleria, utilizando la aplicación Teams de Microsoft que está sincronizada con ITACA.
Es muy importante trabajar siempre con los espacios adecuados para cada función, es decir, evitar siempre que sea posible utilizar espacios personales (Onedrive) para compartir archivos y carpetas. En su lugar, utilizar los espacios colaborativos (SharePoint de Teams) para cada función.
En la guía correspondiente se proporcionan ejemplos prácticos sobre cómo configurar los espacios colaborativos (SharePoint de Teams) en casos como:
- Espacios públicos de colaboración del claustro
- Espacios públicos de sólo lectura dentro del claustro
- Espacios privados por departamentos, ciclos u otras funciones
- Espacios para el equipo directivo
- Espacios para documentación sensible
- Espacios compartidos con personal no docente del centro
- Espacios compartidos con personal externo al centro