Gestión de inventario: gvaSAI – Coordinación TIC

La persona coordinadora TIC del centro puede entrar en la aplicación gvaSAI utilizando el rol Gestor TIC o el rol ED-TIC con el mismo usuario y contraseña que para el acceso a ITACA.

Con el rol Gestor TIC podrá consultar el inventario.
Con el rol ED-TIC podrá hacer determinadas gestiones como indicar una incidencia en un equipo, solicitar la baja un equipo o solicitar una app para una tableta.

Disponer de un inventario TIC actualizado es imprescindible por muchos aspectos. En primer lugar, la Generalitat Valenciana, como todas las Administraciones públicas, está obligada a mantener un inventario de bienes, incluyendo los equipos y las licencias de software existente en los centros de los cuales es titular.

Sin embargo, la correcta actualización de esta información es más importante por otros motivos:

La velocidad de la conexión a Internet de cada centro viene determinada, entre otros factores, por la cantidad de ordenadores y otros dispositivos con conexión a Internet de los cuales disponga el centro.
El servicio de asistencia técnica ofrecido por el SAI requiere que el equipamiento sobre el cual se actúa sea propiedad del centro, por lo cual siempre se realiza una comprobación previa del ordenador u otros dispositivos para verificar que esté correctamente registrado en el inventario.
Las condiciones de uso de la mayoría de productos de software privativo obligan al hecho que el propietario o responsable mantenga un inventario detallado de las licencias de las cuales dispone. Cualquier auditoría de software se basa en la comprobación que el inventario es conforme a la realidad.

Para mantener correctamente actualizado el inventario es necesario que en los diversos dispositivos de los centros esté instalado el Agente de Inventario. las nuevas dotaciones ya llevan este programa instalado pero es necesario poner estos equipos en funcionamiento para que reporten y se actualice el inventario. Este Agente de Inventario no recoge ni reporta ningún tipo de información del usuario.

El Agente de Inventario está disponible en el Zero-Center bajo el nombre de Fusion Inventory para los equipos basados en LliureX y también hay una versión para los equipos con sistema operativo MS-Windows. En el caso de que no esté instalado el programa Fusion Inventory puede consultar esta documentación:

Con el rol Gestor TIC se puede entrar en ACTIVOS y consultar el material TIC que pertenece al centro, bien sea por dotación de Conselleria, donación o algún otro medio de adquisición.

En la pestaña Ordenador, tablet y NAS podrá consultar el estado del equipo que puede ser Activo (Nuevo o Renovado) o Baja (Enajenado, retirado Garantía o Robo). Solo el SAI puede modificar este estado previa indicación del centro.

. Los datos que puede modificar se encuentran en la pestaña Datos GVA y son:

la ubicación genérica, puede elegir una de entre las disponibles
el identificador de aula, puede añadir identificadores nuevos
adjuntar las observaciones que considere relevantes

Cosas a tener en cuenta:

Inventario

El acceso al inventario del centro está limitado a la coordinación TIC y el equipo directivo. Si como coordinador/a TIC tienes problemas para acceder, en primer lugar tienes que asegurarte de que tu nombramiento ha sido introducido de forma correcta en ITACA. Si, a pesar de aparecer nombrado correctamente, el problema persiste, tendrás que ponerte en contacto con el SAI mediante una incidencia.

Todo el equipamiento recibido por el centro como dotación de la Administración aparecerá automáticamente en el apartado ACTIVOS de gvaSAI, con detalle de todas sus características, y con un espacio de destino. Este espacio indica el destino para el cual lo ha enviado la Administración y por ello no se puede cambiar. Sin embargo, la ubicación del equipamiento sí puede modificarse si la dirección del centro así lo determina por necesidades justificadas, en cuyo caso se debería reflejar en el campo correspondiente de la aplicación: ubicación genérica y física.
No es necesario acceder a la aplicación de inventario para confirmar la recepción de un equipo. La carga de los números de serie (N/S) de los equipos en el programa no se realiza de manera instantánea cuando se recepciona el material, por lo cual se recomienda esperar un tiempo prudencial antes de abrir ninguna incidencia. Las incidencias siempre toman como referencia el número de serie del equipo. Si esta numeración no coincide con la que consta en los registros de la Consellería, retrasará y dificultará la resolución de esta.
No es necesario inventariar las licencias que vienen instaladas en los equipos que nos llegan desde Conselleria.
Es importante también tener en cuenta que gran parte del material comprado para centros educativos cuenta con financiación FEDER (Fondos Europeos), por lo cual son susceptibles de ser auditados en cualquier momento y es de vital importancia para el éxito de la auditoría, que este material esté correctamente inventariado y localizado en el centro.
La antigua plataforma de Inv entariTIC estará disponible para consulta. Cualquier modificación que se quiera realizar a partir de ese momento tendrá que hacerse en la nueva plataforma gvaSAI siguiendo las indicaciones que se facilitan sobre este tema en el MANUAL USUARIO gvaSAI – INVENTARIO.

Código de artículo

Todo el equipamiento enviado a los centros tiene serigrafiado un número identificativo que nos ayudará a la hora de organizar nuestro inventario. Este número identificativo es el código del artículo que está formado por cuatro caracteres p. ej.: PRI1, ORl2, etc. Como regla general, la elección del código obedece a los siguientes criterios:

Primeros dos caracteres: tipo de equipo:
- CL: cliente ligero
- OR: ordenador de sobremesa
- PR: portátil
- SE: servidor
- TA: tableta
Tercer carácter: año de compra del equipo. Empezando por el 0 para el año 2000 y así hasta el año 2009. El año 2010 se codifica con la letra A, 2011 con la B, 2012 con la C,…,2020 con la K, 2021 con la L y así sucesivamente.
Cuarto carácter: modelo del equipo comprado en un año determinado.

p.ej., el código ORI3 se interpretaría de la siguiente manera:

OR: ordenador de sobremesa
I: Comprado en 2018
3: En el año de compra se adquirieron diferentes modelos de ordenadores, por lo cual hace referencia al tercer modelo que se compró.

Este código también nos servirá para conocer las características de un equipo en concreto. Se pueden consultar las características de la mayoría de equipos enviados por Conselleria en la siguiente web: https://portal.edu.gva.es/equips/ filtrando por código de artículo.

A esta página se accede también escaneando el código QR que aparece serigrafiado en el equipo:

El periodo de garantía que aparece impreso sobre el equipo es aproximado. Esta información aparece también en el campo Observaciones del equipo en la aplicación gvaSAI. La fecha exacta de fin de garantía del equipo depende del acuerdo entre el proveedor y Conselleria,

El código de artículo también viene reflejado en la etiqueta del embalaje. En el caso de recibir un equipo formado por varios artículos, en cada caja de embalaje vendrá una etiqueta identificativa.

Ejemplo de un equipo ORI3 formado por ordenador y monitor: